Sie fürchten sich vor der Besprechung: Sie wissen, dass das zu behandelnde Thema sehr kontrovers ist. Sie haben mit ein paar Leuten im Team gesprochen und es kursieren zwei oder mehr Vorschläge, die sich gegenseitig ausschließen. Außerdem vertreten die Meeting-Teilnehmer mit Leidenschaft ihre Positionen. Ihnen stehen ein paar ungemütliche Stunden bevor, in denen mindestens die Hälfte der Gruppe enttäuscht sein wird. Hier sind ein paar Hinweise für einen Prozess, der Ihnen hilft, zu einer Lösung zu kommen, die gut durchdacht ist, so viel Zustimmung wie möglich erhält und darauf hinwirkt, dass am Schluss so wenig wie möglich Beteiligte beleidigt sind.

Vorbereitung auf konfliktfähige Meetings

Als Coach werde ich oft gebeten, Meetings dieser Art zu moderieren: Vorstandssitzungen, Meetings zwischen zwei Abteilungen, Kunden-Meetings, Lieferanten-Meetings, Strategie-Meetings und so weiter. Bei solchen konfliktfähigen Meetings empfehle ich, einen neutralen Moderator oder eine Person zu besorgen, der überzeugend neutral oder ‚mehrparteilich‘ agieren kann.

Bevor Sie das Meeting starten, sollten Sie dessen Rahmen klären:

• Was ist festgelegt?
• Was kann geändert werden?
• Was ist der Rahmen des Meetings?
• Wer muss teilnehmen?

Ich empfehle, so wenig Leute wie möglich einzubeziehen. Anwesend sein sollten auf jeden Fall aber Vertreter und Vertreterinnen derjenigen, die die Entscheidung umsetzen müssen oder von ihr wesentlich berührt werden, sowie Personen, die Entscheidungen treffen und Leute mit Spezialwissen. Zu viele Personen einzubeziehen, führt zu Chaos in den Arbeitsgruppen – alles wurde gesagt, aber nicht von jedem. Zu wenige Personen einzubeziehen führt dazu, dass relevante Informationen nicht verfügbar sind.

Ablauf einer erfolgreichen Besprechung

Um ein erfolgreiches Meeting abzuhalten, sollten einige Dinge beachtet werden.

Klären Sie das Prozessziel!

Folgende Fragen können Sie zur Klärung des Prozessziels nutzen.

• Angenommen, wir verbringen X Zeit damit, dies erfolgreich zu besprechen und Sie verlassen diesen Besprechungsraum zufrieden mit dem Prozess, was ist dann passiert?
• Woran können Sie erkennen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, dass es funktioniert?

Schreiben Sie die Beiträge als ‚Grundregeln‘ auf.

Klären Sie das inhaltliche Ziel!

• Was sind die Kriterien, die eine gute Lösung erfüllen muss?
• Mit welchen dieser Kriterien sind Sie alle einverstanden?

Sollten die teilnehmenden Personen so antworten, dass sich die Ziele gegenseitig ausschließen, fragen Sie nach dem ‚Ziel hinter dem Ziel‘.

Ein Beispiel: Person A schlägt weniger Vertriebsmitarbeiter, Person B mehr Vertriebsmitarbeiter vor. Ihre Frage wäre in diesem Fall: Welches Ziel soll mit ‚weniger Verkäufern‘ erreicht werden, was mit ‚mehr Verkäufern‘?"

Erstellen Sie eine öffentliche Liste mit den Kriterien, auf die sich alle einigen können.

Klären Sie Vorschläge!

Welche Ideen haben Sie, um zu Lösungen zu kommen, die diese Kriterien erfüllen?

Machen Sie eine Liste mit Vorschlägen und gehen Sie auf jeden einzelnen ein. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden verstehen, was aus welchem Grund vorgeschlagen wird.

Nachdem alle Vorschläge klar sind, holen Sie die Meinung aller dazu ein: ‚Was sind Ihre Gedanken im Moment, wozu neigen Sie?‘ Es ist wichtig, auf diese Weise sicherzustellen, dass jeder seine Meinung ändern kann – gemeinsam suchen wir, wir nicht kämpfen.

Nach der Pause – Entscheidungen treffen

Planen Sie Pausen ein und halten Sie diese auch ein.

Entscheiden Sie!

• Was ist Ihnen in der Pause zusätzlich eingefallen?
• Welche neuen Argumente sind Ihnen eingefallen?

Wurden alle Argumente genannt, fragen Sie, welche Art der Entscheidungsfindung geeignet ist:

• Abstimmung mit mehreren Stimmen und dann Entscheidung über die zwei besten,
• eine Entscheidungsmatrix,
• die zwei besten Vorschläge einem Vorgesetzten vorlegen,
• Konsens.

Achten Sie bei der Abstimmung darauf, dass die Personen, deren Vorschläge nicht übernommen werden, sich mit dem Prozess wohl fühlen:

• Können Sie mit der anderen Lösung leben?
• Was müssen Sie sehen, um sich davon zu überzeugen, dass diese auch funktionieren wird?

Machen Sie Komplimente!

Machen Sie der Gruppe ein Kompliment für das, was Sie im Prozess beobachtet haben. Loben Sie alles, was die Gruppe befähigen wird, in Zukunft wieder solche schwierigen Entscheidungen zu treffen: ‚Ich sehe, dass Sie alle sehr leidenschaftlich über das Thema gesprochen haben. Sie haben es geschafft, enthusiastisch zu bleiben UND Sie waren in der Lage, sich gegenseitig zuzuhören und Ihre Meinung zu ändern. Ihr Ego kam Ihnen nicht in die Quere, etc.‘

Die Autorin

Kirsten Dierolf, MCC, President von ICF Deutschland und Geschäftsführerin der SolutionsAcademy.

© ICF/SolutionsAcademy

Kirsten Dierolf ist MCC und President der ICF Deutschland (International Coaching Federation) sowie Geschäftsführerin der SolutionsAcademy, einem international tätigen Weiterbildungsinstitut für ICF-akkreditierte Weiterbildungen. Dierolf coacht seit 1996 und bildet seit 2008 Coaches aus. Sie hat in 37 Ländern auf allen Kontinenten (außer Antarktis) gearbeitet und ist Autorin des Buchs „Lösungsfokussiertes Teamcoaching“  und zahlreicher Artikel in (Fach-)Zeitschriften sowie Co-Autorin von „Der Lösungstango“.