Kennen Sie das? Passive Meeting-Teilnehmer, die sich entspannt in die letzte Ecke setzen, zu spät Kommende, langwierige Soloeinlagen ohne Punkt und Komma, Fragen, deren Antworten in den Einladungsunterlagen stehen – so werden Besprechungen langatmig, frustrierend, ineffektiv. Machen Sie Schluss damit!

»Bei den wöchentlichen Teammeetings komme ich mir immer vor wie ein Narr, der versucht, die Leute zu animieren und zum Mitmachen zu bewegen«, sagt mir der Teamleiter eines mitteständischen Maschinenbauunternehmens beim Coaching konsterniert. Als ehemalige Produktmanagerin im IT-Bereich kenne ich das Verhalten nur zu gut. Und in meiner heutigen Funktion als Business- und Team-Coach ist er nicht der erste, von dem ich das höre.

Viele Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter beklagen im Coaching häufig, dass bei Meetings die Mitarbeiter zu spät kommen oder in Gedanken noch mitten in einer Kundenbeschwerde stecken. Oder sie kommen in den Meetingraum, setzen sich hin und suchen noch schnell über das Handy im Internet nach einer Codeoptimierung, allerdings mit der Bemerkung: »Ich höre trotzdem schon zu«.

Und was macht das mit dem ‚Narr‘ da vorne? Er oder sie versucht es vielleicht um Verständnis ringend mit »Es gibt heute wichtiges zu besprechen, bei dem all eure Aufmerksamkeit gefragt ist!« oder er wird in klassischen Hierarchien zum autoritären Dompteur mit den Worten »Wer schlafen will, kann gleich und für immer zu Hause bleiben! Ich erwarte von jedem von euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung bei Besprechungen! Ist das klar?!«

Reflektieren und diskutieren

Ein Allheilmittel im Umgang mit passiven, unvorbereiteten oder zu spät kommenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt es nicht, Menschen sind keine Computer. Wir alle haben mal einen Durchhänger, einen übervollen Tag oder einen platten Reifen. Aber durch kontinuierliches Reflektieren und gemeinsames besprechen nicht nur des ‚Was‘, sondern auch des ‚Wie‘ eines Meetings, können viele zum Teil auch unterschwellige Ärgernisse aufgedeckt und bearbeitet werden.

Im Coaching frage ich also die Führungskraft, was sie sich denn genau wünscht: Wie soll eine Besprechung idealerweise ablaufen? Was könnten sich die Teilnehmer wünschen? Ich stelle gemäß den Kernkompetenzen der ICF kraftvolle Fragen, damit beispielsweise der Teamleiter auch die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten wahrnimmt, also nicht nur seine eigene Sicht beschreibt, sondern auch mal die Perspektive einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters.

Oft kommen Antworten wie: Die eine Kollegin wünscht sich kurze Besprechungen, der eine Kollege will sich nur zum Klären akuter Fragen treffen. Manche wünschen sich ein Treffen zum Austausch über anstehende Arbeiten; ist nichts zu besprechen, können diese auch ausfallen.

Dann frage ich die Führungskraft ganz konkret: Wann würden die Meeting-Teilnehmenden ‚Hurra, ein Meeting!‘ rufen? – Schweigen.

Konstruktive Teamsitzungen – so funktioniert es!

Dann sprudelt es an Ideen wie:

• Wenn das Meeting für alle Anwesenden sinnvoll ist, also die Themen alle etwas angehen.
• Wenn die Meinung jedes einzelnen wichtig ist, also alle aktiv zuhören.
• Wenn alle sich auf den Inhalt vorbereiten können, es also eine Agenda gibt.
• Wenn Entscheidungen getroffen werden, weil alle vorbereitet sind und jemand die Entscheidungsmacht hat.
• Wenn die Zeit nicht verschwendet ist, also das Meeting straff moderiert wird.
• Wenn alle dem Ablauf folgen können, z.B. indem Angelegenheiten visualisiert werden.
• Wenn das Meeting auch Spaß macht, also mal gelacht wird.

Meeting-Format festsetzen

Im Falle des Teamleiters des mitteständischen Maschinenbauunternehmens kam beispielsweise heraus, dass sich das Team nicht mehr jede Woche für 1 bis 2 Stunden trifft, sondern lieber täglich bei der Schichtübergabe und nur für eine Viertelstunde.

Im Stehen rund um einen hohen Bartisch treffen zum Beispiel die Mitarbeitenden der Früh- und Spätschicht zusammen und es wird von wichtigen, bereits erledigten Tätigkeiten berichtet sowie werden die noch offenen Aufgaben übergeben. Besteht über die 15 Minuten hinaus Abstimmungsbedarf beispielsweise zwischen zwei Spezialisten, bleiben die beiden im Anschluss am Tisch stehen oder setzen sich direkt vor die Maschine und klären ihren Fall unter vier Augen.

Meeting-Regeln vereinbaren

Dass auf dem Bartisch mal eine Tasse Kaffee oder ein Glas Cola steht, ist OK. Ein Teller Suppe oder Alkohol ist allerdings tabu. Diese und andere Vereinbarungen wurden zu Beginn des Stand-up-Meeting-Formats mit allen Teammitgliedern getroffen, auch wenn manche Regeln schon in der Unternehmenspolicy stehen. Zu Beginn des neuen Formats wurden zum einen im Team strukturelle Rahmenbedingungen wie Sinn und Zweck, Häufigkeit, Dauer und Ort des Meetings vereinbart. Zum anderen wurde auch das Miteinander vereinbart, also WIE alle miteinander umgehen wollen, rein auf der menschlichen Ebene. Soll jeder der Reihe nach zu Wort kommen oder gibt es spontane Beiträge? Was ist mit zu spät Kommenden? Wie werden Entscheidungen getroffen?

All diese Vereinbarungen wurden schriftlich festgehalten und unterschrieben. Hin und wieder kommt diese Folie wieder an die Wand und es wird gemeinsam reflektiert, ob die Vereinbarungen eingehalten wurden, ob welche obsolet sind oder ob neue Regeln aufgenommen werden sollen.

Aus meiner Erfahrung kann ich folgende 6 Tipps für die Moderation konstruktiver Teamsitzungen zusammenfassen (siehe nächste Seite).

Finden Sie als Führungskraft aber unbedingt Ihre eigenen Lösungen entsprechend Ihrer Persönlichkeit, der Besonderheit Ihrer Mitarbeiter und der gewünschten Führungs- und Unternehmenskultur. Und hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit das Format und die Notwendigkeit des Meetings – natürlich unter Beteiligung aller Teilnehmenden. Denn so schaffen Sie wieder Mitverantwortlichkeit, ein wesentlicher Aspekt für die Gestaltung effizienter und effektiver Teamsitzungen.

6 Tipps zur Moderation konstruktiver Besprechungen

1. Nehmen Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer in die Verantwortung!

Wer moderiert das Teammeeting (heute)? Wer hatte denn schon lange nicht mehr die Moderation übernommen?

Indem mal andere Teilnehmer*innen moderieren als Sie, schaffen Sie Mitverantwortlichkeit unter den Beteiligten und Empathie für die Meeting-Moderation 'da vorne'. Hier würde auch ganz schnell auffallen, wenn jemand unvorbereitet kommt. Und falls Sie ein Protokoll brauchen, lassen Sie auch diese Aufgabe rotieren.

2. Vereinbaren Sie die gewünschte Atmosphäre!

Fragen Sie zu Beginn und im Laufe der Zeit hin und wieder, wie sie miteinander im Team umgehen wollen und was dazu nötig ist? Wollen die Teilnehmenden passiv und teilnahmslos im Meeting sitzen und in Ruhe gelassen werden oder aktiv und vorbereitet sein, um voran zu kommen? Was noch? Denn es macht einen Unterschied, ob Sie bewusst und transparent vereinbaren, wie sie in Besprechungen sein wollen, oder ob Sie unausgesprochen Engagement erwarten, weil die Leute ja gekommen sind.

3. Aktivieren Sie die Teilnehmer*innen!

Was ist der Nutzen der heutigen Teambesprechung? Was ist das Ziel des Meetings? Und: was ist Ihr Beitrag, dass wir als Team das Ziel erreichen?

Fordern Sie von allen im Raum oder am Tisch eine Rückmeldung, verbal oder non-verbal, z.B. auch durch Handzeichen oder physikalischen Standortwechsel. So kann sich niemand hinter dem Schreibblock verstecken oder abwesend eine sms schreiben.

4. Halten Sie den Zeitplan ein!

Sie haben 90 Minuten für die Besprechung blockiert? Dann halten Sie diese Zeit auch ein – oder verkürzen Sie die Sitzung. Fangen Sie pünktlich an, denn sonst komme auch ich als Moderatorin das nächste Mal später, weil ich in der Wartezeit ja noch hätte etwas anderes erledigen können.

Lassen Sie zum Schluss ein paar Minuten Zeit, um Ergebnisse und Entscheidungen zusammen zu fassen und den Umgang mit eventuell noch offenen Punkten zu vereinbaren. Hier kann natürlich auch einvernehmlich mit den Beteiligten eine Verlängerung der Sitzung beschlossen werden – eventuell in verkleinerter Zusammensetzung.

5. Bewahren Sie eine positive Haltung!

Eine Teamsitzung oder -stehung in konstruktiver, humorvoller und entgegenkommender Atmosphäre ist wohl die beste Voraussetzung, um schnell voranzukommen. Das heißt nicht, dass schwierige Themen und Diskussionen außen vor bleiben. Nur ist es dabei ein Unterschied, ob ich meine Auffassung in der Haltung: „Ich habe Recht“ oder mit der Einstellung: „Ich habe eine andere Meinung“ darlege. Das können Sie auch von Politikern lernen, die besonders bei umstrittenen Themen beginnen mit: »Meiner Ansicht nach…«.

6. Schaffen Sie visuelle Orientierung!

Welche Themen auf der Sitzungsagenda stehen und was schon abgearbeitet und beschlossen wurde, können Sie per Flipchart, Whiteboard, Sticky-Notes oder auch per Beamer für alle visuell festhalten. Damit schaffen Sie eine einheitliche Übersicht und schließen die Teilnehmenden des Meetings in den Prozess mit ein. Vor allem, wenn zu einem Thema viel geredet und diskutiert wird, ist eine Visualisierung hilfreich, damit alle involviert bleiben.

Und fordern Sie ruhig die Beitragenden auf, den eigenen Punkt selber auf dem Flipchart zu notieren. Womit wir wieder bei der Mitverantwortung und Aktivierung wären, um Teamsitzungen effizient und effektiv zu moderieren.

Die Autorin

Claudia Seidel, Expertin für Personal-, Team- & Organisationsentwicklung

© c-s-x

Claudia Seidel, c-s-x, Expertin für Personal-, Team- & Organisationsentwicklung in Kleinst-, Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMUs) und Organisationen, Mitglied der Inernational Coach Federation ICF und dort zertifiziert als Professioneller Business Coach (PCC), Zertifiziert in Coachen von Teams und Geschäftspartnern (ORSCC), Outdoor-Trainerin und Moderatorin von Großgruppenveranstaltungen.