Karrieretipps

Effektives Zeitmanagement für Führungskräfte

13. Juli 2021, 9:26 Uhr | Roel C. Schaart

Wie kann man seine Zeit besser nutzen? Diese Fragen stellen sich viele Führungskräfte auf der Suche nach einer Balance zwischen Mitarbeiterführung, Strategiearbeit und operativen Geschäft.

Viele Führungskräfte haben ein Zeitproblem. Bei einem Coaching kam vor kurzem von einer Führungskraft bei einem großen IT-Dienstleister die Frage: »Wie kann ich meine Zeit besser nutzen? Als Führungskraft suche ich oft nach einer Balance zwischen Mitarbeiterführung, Strategiearbeit und operationellem Geschäft?« Hier sind kreative Ideen gefragt.

Die meisten Führungskräfte handhaben ein »open door«-Prinzip und beschweren sich oft, dass sie kaum etwas wirklich erledigt haben. Bekannt ist Ihnen sicherlich der Satz: »Haben Sie eine Minute Zeit für mich?« Ein »Ja« kann Sie wertvolle Zeit kosten.

Ich rate Führungskräften nur ein Mal pro Tag, z.B. eine Stunde, die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und nur dann, wenn sie nicht im regelmäßigem Teammeeting besprochen werden können.

Eine weitere zeitsparende Möglichkeit ist, die Bürotür zu schließen, was dann bedeutet: »Nicht stören – Ausnahme bei einer Eskalation!«

Führungskräfte, die sich wirklich konzentrieren, ohne gestört zu werden, sparen bis zu 50 % ihrer Zeit. Als positives Ergebnis lernt der Mitarbeiter auch noch, sich selbst zu entwickeln, indem er die Herausforderung annimmt und das »Problem« selbst löst.

Wichtiges und Dringliches trennen

Sie kennen wahrscheinlich das Eisenhower-Prinzip, welches Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Ebenen gliedert. Eine erweiterte Sichtweise ist, uns nur auf wichtige und noch nicht dringende Aufgaben zu konzentrieren (Ebene der Erfüllung). Die meisten arbeiten jedoch an wichtigen und dringenden Aufgaben (Ebene der Forderung) und werden als Konsequenz extern gesteuert. Sobald wir uns hauptsächlich, ca. zu 40 %, auf die Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, konzentrieren, bewegen wir uns in der Ebene der Ablenkung. Auch die Ebene der Irreführung (sogenannt dringend und nicht wichtig) hält uns davon ab, zu tun, was wirklich wichtig ist.