Viele Führungskräfte haben ein Zeitproblem. Bei einem Coaching kam vor kurzem von einer Führungskraft bei einem großen IT-Dienstleister die Frage: »Wie kann ich meine Zeit besser nutzen? Als Führungskraft suche ich oft nach einer Balance zwischen Mitarbeiterführung, Strategiearbeit und operationellem Geschäft?« Hier sind kreative Ideen gefragt.

Die meisten Führungskräfte handhaben ein »open door«-Prinzip und beschweren sich oft, dass sie kaum etwas wirklich erledigt haben. Bekannt ist Ihnen sicherlich der Satz: »Haben Sie eine Minute Zeit für mich?« Ein »Ja« kann Sie wertvolle Zeit kosten.

Ich rate Führungskräften nur ein Mal pro Tag, z.B. eine Stunde, die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und nur dann, wenn sie nicht im regelmäßigem Teammeeting besprochen werden können.

Eine weitere zeitsparende Möglichkeit ist, die Bürotür zu schließen, was dann bedeutet: »Nicht stören – Ausnahme bei einer Eskalation!«

Führungskräfte, die sich wirklich konzentrieren, ohne gestört zu werden, sparen bis zu 50 % ihrer Zeit. Als positives Ergebnis lernt der Mitarbeiter auch noch, sich selbst zu entwickeln, indem er die Herausforderung annimmt und das »Problem« selbst löst.

Wichtiges und Dringliches trennen

Sie kennen wahrscheinlich das Eisenhower-Prinzip, welches Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Ebenen gliedert. Eine erweiterte Sichtweise ist, uns nur auf wichtige und noch nicht dringende Aufgaben zu konzentrieren (Ebene der Erfüllung). Die meisten arbeiten jedoch an wichtigen und dringenden Aufgaben (Ebene der Forderung) und werden als Konsequenz extern gesteuert. Sobald wir uns hauptsächlich, ca. zu 40 %, auf die Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, konzentrieren, bewegen wir uns in der Ebene der Ablenkung. Auch die Ebene der Irreführung (sogenannt dringend und nicht wichtig) hält uns davon ab, zu tun, was wirklich wichtig ist.

Arbeiten nach dem Pareto-Modell

Als letzte Idee soll die Führungskraft und auch seine Mitarbeiter akzeptieren, dass nicht alles erledigt werden kann. Konzentrieren Sie sich mit 20 % der Zeit auf die Hauptthemen und erledigen Sie damit 80 %. Das Pareto-Model bleibt auch für Sie aktuell.

Lassen Sie uns ein wenig mehr in dieses Thema eintauchen: In meiner 10-jährigen Tätigkeit als Senior Coach bei Tony Robbins, dem einflussreichsten Inspirationsstrategen aus den USA, habe ich gelernt, dass wir, um an unseren Zielen zu arbeiten, nicht nur unseren Fokus auf nur 20 % der Aktionen legen sollten, sondern darüber hinaus den Grund verstehen sollten, warum wir solche Ziele erreichen wollen. Was ist das Gefühl, das entsteht, wenn wir unser Ziel erreicht haben? Wer hat einen Nutzen davon, wenn wir es erreicht haben? Wie ist Ihre neue Identität nach Erreichen des Ziels?

Diese Fragen kommen während eines Coachings oft vor, besonders von sehr beschäftigten Führungskräften oder Geschäftsinhabern. In meinen Coaching-Sitzungen erforschen wir das Wie – die Lösungen – und das Was – die Werkzeuge –, aber vor allem das Wer – die neue Identität. Was ist die Identität, die es zu verändern gilt? Was sind die ermächtigenden Glaubenssätze, die wir brauchen, um einen Schritt in den Lösungsmodus zu machen. Meine Erfahrung ist, dass das Wie und das Was nicht funktionieren, wenn das Wer nicht erforscht wird.

Der Autor

Roel C. Schaart , Sparring- und Executive-Coach

© ICF

Der gebürtige Niederländer Roel Schaart ist ein ICF MCC-zertifizierter Sparring- und Executive-Coach und lebt mit seiner Familie in der Nähe von Bremen. Als ehemaliger Tony Robbins Master Coach hat er in über 10 Jahren Tätigkeit und mit mehr als 7.000 Coaching-Stunden 800 Kunden weltweit unterstützt. Er ist aktives Mitglied der deutschen International Coaching Federation (ICF) und hat sechs Jahre lang für diese als Vorstandsmitglied gearbeitet. Neben dem Coaching von Unternehmern, Führungskräften und Führungsteams ist Roel auch ein akkreditierter Master Certified Practitioner in DISC & Motivators und hilft Coaches und Trainern als Internationaler ICF Mentor bei ihrer Zertifizierung.

Schaart absolvierte mehrere Marathons, Schlamm- und Extrem-Hindernisläufe und nahm an umfangreichen Navy SEALs-Trainings teil. Für Ende 2021 plant er die Teilnahme an der Spartan Race  Word Championship in Dubai.