Alle Arten und Größen von Unternehmen betreiben immer noch hohen Aufwand, indem sie ihre Inventur manuell und klassisch am Ende des Jahres in Form einer Stichtagsinventur durchführen: Ausgedruckte Listen füllen sich so händisch von Regal zu Regal mit Kontrollhäkchen. Der Einsatz von sogenannten Handhelds, wie etwa RFID-Scannern, vermeidet nicht, dass nach wie vor Menschen die Zählungen durchführen. Diese Erfassung kostet Unternehmen je Artikel zwischen zwei bis zehn Euro. Ein Lager mit 10.000 Artikeln führt damit also schnell zu 20.000 Euro Inventurkosten im Jahr. Zusätzlich nimmt das Ausgleichen von Zählfehlern weitere Zeit in Anspruch. Denn den Zählumfang einer Vollaufnahme kann das Lagerpersonal häufig alleine nicht leisten. Studentische Hilfskräfte oder Kollegen aus anderen Fachabteilungen werden für den Inventurzeitraum rekrutiert. Die Tatsache, dass sehr viele Menschen involviert sind, sorgt allerdings dafür, dass sich Fehler potenzieren.

Ein erster Versuch, die Inventurpflicht effizienter zu erfüllen, war die ‚permanente Inventur‘. Bei diesem Verfahren wird die Zählung aller Positionen auf das gesamte Jahr verteilt. Dadurch entstehen zwar keine Zusatzkosten mehr für Personal, doch bei genauem Hinschauen zeigt sich deutlich, dass der Aufwand lediglich verteilt wird und letztlich genauso hoch ist wie bei einer Vollaufnahme. Von einer echten Aufwandsreduzierung kann also nicht die Rede sein.

Die gesetzeskonforme Stichprobeninventur macht es jedoch möglich, die Inventur beinahe vollständig IT-gestützt durchzuführen. Die rein manuelle Zählung durch Menschen fällt weg. Nur noch wenige Positionen sind von Hand zu erfassen. Algorithmen führen so zu einer Arbeitserleichterung fern von jeglichem besorgniserregenden Szenario. Denn die Inventurverantwortlichen im Unternehmen verlagern durch dieses moderne Verfahren ihr Aufgabengebiet: vom Zähler zum Inventur- und Bestandsmanager.

Verfahren und Nutzen

Der Inventurmanager liefert nun lediglich noch die Bestandsdaten an die Software für eine Stichprobeninventur. Dazu gehören die Materialnummer, die aktuelle Lagermenge sowie in der Regel der Stückpreis. Für die eindeutige Identifizierung eines zuzuordnenden Elements im Lager kann darüber hinaus die Eingabe von Lagerinformationen, wie Koordinaten oder Lagernummern, und weiterer Identifikationsmerkmale, etwa Gebinde- oder Chargennummern, hilfreich sein. Mit diesen Daten berechnet der Algorithmus, wie viele Stichproben aus dem Lager nun noch tatsächlich gezählt werden müssen, um ein Gesamtergebnis hochrechnen zu können. Damit lässt sich die Inventurzeit nicht selten um bis zu 90 % verkürzen, die Zählmenge je nach Lager sogar um bis zu 95 %.

Die Vorgehensweise ähnelt dabei den Prognosen von Wahlergebnissen in der Politik: Bereits kurze Zeit nach Schließung der Wahlurnen ist es möglich, ein vorläufiges Wahlergebnis zu präsentieren. Dabei werden erst wenige, dafür jedoch repräsentative Stimmen ausgewertet und mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden sehr verlässlich hochgerechnet. Wollte jemand nach dem Prinzip der Stichprobeninventur ein Glas voller Erbsen zählen, erginge es ihm wie folgt: Anstatt eine Erbse nach der anderen herauszunehmen, könnte er den gesamten Glasinhalt mittels einiger repräsentativer Erbsen bestimmen. Zunächst würde er diese Erbsengruppe wiegen, anschließend das volle und zuletzt das leere Glas. Mit diesen Informationen kann ein Algorithmus die exakte Anzahl der Erbsen berechnen.

Das Pareto-Prinzip

Die Stichprobeninventur kann das mühsame Zählen in den Lagern deutlich verkürzen.

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Für die Stichprobeninventur ist darüber hinaus das sogenannte Pareto-Prinzip von Bedeutung: In einem gewöhnlichen Lager entfällt der Großteil des Warenwertes auf einen überschaubaren Anteil aller Positionen. Die vollständige Zählung dieser hochwertigsten Positionen gibt eine sehr sichere und stabile Grundlage zur Ermittlung der nicht so werthaltigen Positionen. Den Rest der Positionen teilt ein System für die Stichprobeninventur automatisch in Wertschichten ein, aus welchen es dann die Stichproben zieht. Mit der sogenannten Differenzenschätzung ermittelt die Software im Anschluss die hochgerechnete buchmäßige Abweichung und den maximalen relativen Fehler. Das Verfahren eignet sich nicht nur für die Stichtagsinventur, sondern auch für eine permanente Inventur. 

Durch die Stichprobeninventur reduziert sich der Aufwand für die Zählung drastisch. Dadurch lassen sich Lagerschließzeiten und Produktionsstopps vermeiden. Das spart Kosten und minimiert Zählfehler. Anwender erhalten damit zudem einen schnellen und trotzdem sicheren Überblick auf die Qualität ihrer Bestandsführung. Das Ergebnis ist mindestens gleichwertig und oft sogar besser als jenes der Vollaufnahme. Damit ist am Ende auch der Wirtschaftsprüfer zufrieden.

Stichprobeninventur: Für welche Unternehmen geeignet?

‚Invent Xpert‘ teilt als Software für die Stichprobeninventur alle Positionen in sinnvolle Wertschichten ein. Die Zählung von repräsentativen Stichproben aus jeder Schicht minimiert den Zählaufwand.

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Das Stichprobeninventurverfahren eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Die konkreten Voraussetzungen, die für den Einsatz einer entsprechenden Software gegeben sein müssen, lauten:

• Im Unternehmen muss eine IT-gestützte, zuverlässige Bestandsführung implementiert sein (ERP- oder Lagerverwaltungssystem).
• Das Lager muss mindestens 1000 Positionen umfassen.
• Die Verteilung der Artikel im Lager muss dem ‚Pareto-Prinzip‘ entsprechen (20 % der Positionen machen rund 80 % des Lagerwertes aus).

Mit diesen Voraussetzungen ist es möglich, Artikelzählungen wesentlich schneller durchzuführen. Unternehmen werden so flexibler und können freigesetzte Kapazitäten für sinnvollere Aufgaben nutzen. Stichprobeninventur-Systeme wie ‚Invent Xpert‘ von Inform setzen auf das vorhandene ERP-System auf und beziehen alle nötigen Daten über sichere, standardisierte Schnittstellen, die entweder in Textform mit festem Satzformat oder als Excel-Datei mit variabler Spaltenanordnung funktionieren. Dies erlaubt, verschiedenste Fremdsysteme an die Stichprobeninventur-Software anzuschließen. Gleichzeitig bietet ein festes Textformat maximale Revisionssicherheit, da die Daten zu einem Zeitpunkt festgelegt und ihre Integrität dann einfach überprüft werden kann.

Nach Erstellung der Schnittstellendatei und Übergabe an ‚Invent Xpert‘ lassen sich über ein Ablaufprotokoll die summierten Bestandswerte, Bestandsmengen und die Anzahl der übergebenen Sätze vergleichen. Das Handling der Schnittstellendaten erfolgt über das lokale Dateisystem in Verbindung mit der Weboberfläche. Eine Installation der Software vor Ort ist durch die browserbasierte Nutzung darüber hinaus nicht notwendig. Das spart zusätzlich Aufwand und Kosten in der IT-Abteilung. Die Software bereitet das Inventurergebnis nach Abschluss der Zählung zudem so auf, dass Inventurverantwortliche den Bericht für den Wirtschaftsprüfer einfach und problemlos per Knopfdruck weiterleiten können.

Software ist keine Gefahr

Eine gesunde Skepsis hinsichtlich der Automatisierung menschlicher Arbeit ist in manchen Fällen nicht unberechtigt. Doch in sehr vielen Fällen entlasten IT-gestützte Lösungen den Menschen lediglich von Routinetätigkeiten. So war es auch schon 1977 bei der Etablierung der Stichprobeninventur als gesetzlich anerkanntes Verfahren. Heute ist die Stichprobeninventur zweifelsohne das effizienteste Verfahren für die jährliche Bestandsaufnahme. Über 40 Jahre nach ihrer Verankerung im Handelsgesetzbuch ist sie webbasiert und damit schnell und kostengünstig anwendbar. Die Möglichkeit, den manuellen Zählaufwand und die damit verbundenen Kosten durch intelligente Algorithmen drastisch zu reduzieren, belegt die Relevanz dieses Themas in sich schnell wandelnden Zeiten.