Kleine und mittlere Produktionsbetriebe stehen vor einer doppelten Herausforderung: Sie haben in der Regel keine eigene IT-Abteilung, die sich um Fragen rund um Software, Hardware und Infrastruktur kümmert. Und sie verfügen nicht über die großen IT-Budgets der Industriebetriebe, um sich zum Beispiel aufwendige Software zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) einzukaufen. In der Praxis kommen stattdessen viele nicht gekoppelte, mehr oder weniger spezialisierte Insellösungen für Teilbereiche der Betriebsorganisation zum Einsatz. Verfügt ein Unternehmen nicht über ein integriertes Tool, das die Produktion mit der Betriebswirtschaft verbindet, dann ist es auch schwierig, Auswertungen etwa über die Wirtschaftlichkeit zu erstellen. Fragen wie „ Ist der Wareneinsatz optimal? Warum entsteht so viel Ausschuss? Wie ist die Maschinenauslastung? Herrschen im Lager Unter- oder Überbestände?“ lassen sich dann nur schwer beantworten. Das bedeutet ebenso, dass das Informationsmanagement und die Transparenz im Unternehmen leiden.

Integration ist der Anfang

Viele Unternehmen suchen deshalb in Zeiten, in denen der nationale und internationale Wettbewerb Druck ausübt, nach Lösungen, mit denen sie ihre Prozesse automatisieren und gleichzeitig das Informationsmanagement verbessern können. Dazu bedarf es zunächst als Grundvoraussetzung der Integration aller relevanten Unternehmensbereiche in eine Komplettlösung – etwa Customer Relationship Management, Produktionsplanung, Finanzbuchhaltung, Lager und Warenwirtschaft sowie Handel. Erst dann entfällt das Suchen in unterschiedlichen Datenquellen wie der Finanzbuchhaltung und dem Kundenmanagementsystem zugunsten einer besseren Transparenz, einer schnelleren Übersicht und einer verbesserten Informationsverarbeitung.

Der Cloud-Unterschied

Eine geeignete Lösung bietet die Cloud. Neben einem transparenten Preismodell mit monatlichen Raten abhängig vom Nutzungsumfang punkten solche integrierten Lösungen vor allem durch die Art und Weise, wie Unternehmen damit arbeiten können. Eine Cloud-Lösung passt sich – und das ist der gravierende Unterschied zu stationären Lösungen –  individuell den Arbeitsweisen der Anwender an. Das heißt: Im Gegensatz zu klassischen stationären IT-Lösungen ist die Cloud immer und überall einsatzbereit, stets aktuell und erfordert weder eine komplexe IT-Infrastruktur noch IT-Fachkenntnisse. Lediglich eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät mit Browser oder App wie etwa Smartphone, Tablet, Notebook oder ein stationärer PC sind notwendig.

Mit einer Cloud-Lösung muss der Anwender also nicht mehr am Schreibtisch sitzen, suchen, rechnen oder auswerten, um sich Einblicke in sein Unternehmen beziehungsweise seinen Aufgabenbereich zu verschaffen. Stattdessen hat er seine Unternehmenszahlen, Aufträge, Rechnungen, Kundendaten und Lieferanten immer ‚dabei‘, er kann sie auf jedem internetfähigen Gerät abrufen. Für den Geschäftsführer bedeutet das, eine portable Informationsgrundlage über Kennzahlen, Auftragslage und Liquidität – zum Beispiel beim Bankgespräch über neue Investitionen – direkt parat zu haben. Der Produktionsleiter dagegen erhält einen Überblick über die Auftrags­lage und die damit verbundene Maschinenauslastung, den Ressourceneinsatz sowie die Personaleinsatzplanung. Ein Vertriebsmitarbeiter kann die Lösung über ein mobiles Gerät nutzen, um Kundengespräche vorzubereiten und bestimmte Aktivität en direkt beim Kunden vor Ort anzustoßen, zum Beispiel eine Bestellung. Nachträgliche Synchronisationen der Daten, wie es bei stationären Lösungen der Fall ist, entfallen bei Cloud-Lösungen ebenso wie das Einspielen von Updates und Patches. Dies übernimmt für alle Anwender der Cloud-Anbieter.

Die Cloud trägt dazu bei, Informationen stets auf dem aktuellen Stand zu halten, Informationsprozesse durchgängig zu automatisieren und den Informationsfluss unternehmensweit zu verbessern. Sie schafft damit die Grundlage für ein effizientes Informationsmanagement als Basis für ökonomisches Handeln.

Beispiele aus der Praxis

Am Beispiel der Cloud-Produktionssoftware ‚Exact Online Produktion‘ sollen nun einige Praxisfälle aufgezeigt werden. Bei der Angebotserstellung berücksichtigt die Cloud-Lösung die realistisch verfügbaren Ressourcen und Tarife für feste und variable Kosten sowie aktuelle Materialpreise, Aufschläge, Rabatte und Outsourcing. Das heißt, die Software kann valide Kosten und einen realistischen Liefertermin ermitteln. Kostspielige Nachkalkulationen erfolgen hier wesentlich seltener, was erheblich zur Kundenzufriedenheit sowie besseren Liquidität des Unternehmens beiträgt.

Die Einstiegshilfe erleichtert Anwendern die Einrichtung der Prozesse, die ­abgebildet und automatisiert werden sollen.

© Exact

Bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen berechnet die Software sowohl Kundenbestellungen als auch Lageranforderungen. Der gewünschte Lieferzeitpunkt wird mit den benötigten Materialien und Arbeitsprozessen verknüpft. Durch diese Vernetzung lassen sich die Produktionsschritte auf dem Dashboard ‚Arbeitsaufträge‘ lückenlos überprüfen, ohne dass der Unternehmer dazu ins Lager, in die Fabrikation oder in den Versand gehen muss. Alle wichtigen Schritte können hier zentral angestoßen werden: Material nachbestellen, Aufträge an Dritte vergeben, Auslieferung in die Wege leiten, Rechnungen stellen, Zahlungseingänge verbuchen und so weiter. Aufträge werden zudem elektronisch – und nicht auf Auftragsscheinen – direkt an die Produktion weitergegeben. Während der Auftragsausführung wird jeder Material-Einkauf, jede Maschinen- und Arbeitsstunde in Echtzeit erfasst und der Kostenstatus aktualisiert. So wissen Unternehmer immer, ob sie noch im kalkulierten Budget produzieren.

Aufgrund ihrer Standardisierung sind Cloud-Lösungen besonders für solche kleinen und mittleren Produktionsbetriebe geeignet, die in Einzel- oder Kleinserienfertigung produzieren oder sich etwa als Zulieferer auf wenige Varianten spezialisiert haben. Dies trifft zum Beispiel auf viele KMU bei der Holz-, Metall- oder Kunststoffverarbeitung, in der Druckbranche oder bei der Lebensmittelherstellung zu.

Schnittstellen für Partner

Hinter einer Cloud-Lösung steckt auch immer die Philosophie, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Partnern zu fördern. Das bezieht sich am Beispiel von ‚Exact Online Produktion‘ etwa auch auf die Kooperation zwischen Buchhaltung und Steuerberater. Dieser ist über eine Online-Schnittstelle direkt mit dem Unternehmen verbunden und kann so seiner beratenden Tätigkeit unmittelbar und bedarfsgerecht nachkommen.

Sicherer in der Cloud

Datensicherheit ist ein essenzielles Thema für jedes Unternehmen. Schließlich liegen die Daten bei einer Cloud-Lösung nicht im eigenen Haus, sondern in der ‚Cloud‘ respektive beim Anbieter. Die Ängste vor Datenverlust oder -missbrauch sind nachvollziehbar, aber vielfach unbegründet. Denn die Sicherheitsstandards der Rechenzentren von Cloud-Anbietern überschreiten bei Weitem das, was kleine und mittlere Unternehmen sich an Sicherheit selbst leisten können. In vielen Fällen sind die Daten beim Cloud-Anbieter demnach sogar sicherer. Wer hier nichts riskieren will, sollte sich einen Cloud-Anbieter suchen, der die Daten in Deutschland hostet – wie beispielsweise die Firma ‚Exact Online‘, die ihre Daten bei T-Systems in Deutschland hostet.

Cloud-Verträge sind monatlich kündbar und binden Unternehmen somit nicht langfristig. Diese vertragliche ­Flexibilität verpflichtet die Anbieter zu einer hohen Qualität – von der Benutzerführung über die Funktionsvielfalt bis hin zu Service und Support. Dass die Zukunft in Cloud-Lösungen liegt, zeigen nicht nur viele positive Unternehmensbeispiele, sondern auch die Prognosen der Marktforscher: Die International Data Corporaten (IDC) sagt voraus, dass 2016 im KMU-Umfeld bereits jedes zweite Unternehmen in Europa eine Cloud-Unternehmenssoftware einsetzen wird.

Autor: Christopher Baxter ist General Manager Cloud Solutions Germany bei Exact.

Effizientes Informationsmanagement

Darum arbeiten Cloud-Lösungen besser als stationäre Lösungen:

■ Alle Informationen – also Finanzdaten genauso wie Kundendaten, Artikel, Aufträge, Rechnungen – stehen zentral zur Verfügung (‚Single Source of Truth‘-Prinzip – eine Informations­quelle für alles). Dies ist bei Komplettlösungen in der Regel gegeben.

■ Der Zugriff auf die Informationen kann jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen (Prinzip ‚Anytime and Anywhere‘). Die Cloud-Lösung liefert dem Unternehmer alle gewünschten Informationen auf das Gerät seiner Wahl, etwa auf den Rechner im Büro, das Smartphone beim Kundentermin oder das Tablet beim Bankgespräch.

■ Die Informationen sind aktuell (‚Realtime‘- oder Echtzeit-Prinzip), da die Unternehmensdaten in der Cloud jederzeit und von überall aus aktualisiert werden können. Es kommt nicht mehr vor, dass unterschiedliche Mitarbeiter oder Abteilungen mit ihren eigenen und teils veralteten Listen oder Daten arbeiten.