Um Compliance-Vorgaben einzuhalten und daraus resultierende finanzielle Schäden wie Vertragsstrafen, Umsatzverlust oder Schadensersatzforderungen zu verhindern, bedarf es einer laufenden Prüfung und Überwachung sämtlicher Vereinbarungen. Doch mit steigender Menge und Vielschichtigkeit der Regelwerke ist dies auf manuellem Wege oft nicht leicht zu schaffen. Um nicht den Überblick zu verlieren, sind Unternehmen gut beraten ihre Prozesse zu digitalisieren. Neuere Entwicklungen wie etwa das deutsche LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), die neue EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) im Finanzsektor oder die bereits bekannte DSGV verstärken diese Notwendigkeit zusätzlich.

Aber wie genau unterstützt ein modernes, digitales Vertragsmanagement Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig bestehende Sorgfaltspflichten einzuhalten?   

Vertragsrelevante Informationen an einem Ort bündeln

Der Autor: Robin Schmeisser, Geschäftsführer von Fabasoft Contracts

© Fabasoft

Damit alle Informationen überschaubar bleiben, müssen Unternehmen mit einem digitalen Vertragsarchiv einen Single Point of Truth (SPOT) schaffen. Darin sind sämtliche Unterlagen revisionsicher gespeichert. Der SPOT bildet die Basis, um sowohl den bestehenden Vertragsbestand als auch die künftige Erstellung von Vereinbarungen regelkonform zu managen. Bei der Erzeugung neuer Verträge gelangen die je nach Geschäftsfall individuellen Metadaten nach der direkten Erfassung in der digitalen Vertragsakte automatisch in das Dokument. Zusätzlich sorgt die Verwendung von Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken dafür, dass alle notwendigen und aktuell gültigen Vorgaben Berücksichtigung finden. Die Vorlagen setzen die Rechtsexpert:innen im Vorfeld auf, Änderungen an den Textpassagen führen nur die im jeweiligen Kontext berechtigten Personen durch. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko.

Digitale Geschäftsprozesse etablieren

Um rechtliche und organisatorische Vorgaben wie Prüfschritte, Risikobewertungen oder Genehmigungsrichtlinien verlässlich einzuhalten, braucht es strukturierte digitale Prozesse. Dadurch werden unter anderem alle gemäß Compliance-Vorschriften zu involvierenden Abteilungen (darunter Legal, Purchasing oder andere Bereiche) nachweislich in die Workflows miteinbezogen. Dabei ist es vom jeweiligen Geschäftsfall abhängig, wie der Prozess abläuft: Zum Beispiel per Vieraugenprinzip ab einer bestimmten Vertragssumme oder mithilfe der Einbindung des CISOs (Chief Information Security Officers) bei Softwareentscheidungen.

Auch beim Lieferantenmanagement kommen digitale Workflows zum Einsatz: Diese ermöglichen ein nachweislich sorgfältiges Sourcing neuer Lieferanten. Zum Beispiel in Form einer gesteuerten Sicherheitsüberprüfung bei Anbietern kritischer IT-Dienstleistungen (DORA) oder einer automatisierten Erinnerung an auslaufende, zu erneuernde Zertifikate und Nachweise  (LkSG). Nach dem erfolgreichen Generieren der Vereinbarungen verläuft der Zeichnungsprozess dank elektronischer Signatur schnell, sicher und nachvollziehbar.

Automatisiertes Reporting erstellen

Bei laufenden Verträgen müssen Unternehmen regelmäßig ein Monitoring und Reporting durchführen, um den Überblick über Compliance-Risiken zu behalten. Sind alle relevanten Informationen bereits im Voraus in der digitalen Akte hinterlegt, funktioniert dies auf Knopfdruck. Der Einsatz automatisierter Auswertungen bietet sich speziell dann an, wenn Betriebe der Berichtspflicht unterliegen – etwa bei der Datenverarbeitung – oder bei jährlichen und Ad-hoc-Revisionen.

Zusätzlich lassen sich Risikoauswertungen oder andere Berichte durch die Verwendung des »externen Bereichs« von Fabasoft Contracts einfach und medienbruchfrei mit den Aufsichtsbehörden teilen. Alle internen und externen Beteiligten greifen auf die in passwortgeschützten Datenräumen abgelegten Dokumente zu, die zu keiner Zeit die sichere Cloud verlassen.

Der Nutzen einer Vertragsmanagement-Software

Compliance-Anforderungen legen einheitliche Vorgehensweisen und Regeln fest, die zum Schutz der Firmen und deren Stakeholder dienen. Verhalten sich Unternehmen »compliant«, minimieren sie einerseits rechtliche und wirtschaftliche Risiken, andererseits stärken sie ihre Kundenbeziehungen nachhaltig. Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt dabei, neue sowie laufende Vereinbarungen zu überwachen und damit die Sorgfaltspflichten jederzeit zu erfüllen. Mit der Definition der richtigen digitalen Prozesse gelingt dies schnell, effizient und revisionssicher.