Der Start vor mehr als vier Jahren verlief etwas holperig, wozu auch der Begriff »Forschungszulage» seinen Teil beitrug, wie fast alle Beteiligten anmerken. Denn im Vergleich zur klassischen Projektförderung reichen oft schon für das betreffende Unternehmen neuartige Produktentwicklungen, um in den Genuss der Förderung zu kommen – die inhaltlichen Anforderungen sind also geringer. Auf eine Faustformel gebracht ist die Forschungszulage schneller und unbürokratischer und stellt weniger inhaltliche Anforderungen, bringt allerdings auch eine vergleichsweise geringere prozentuale Förderung. Unternehmen müssen also strategisch planen, für welche Projekte die bisherige Projektförderung sinnvoll ist und für welche die Forschungszulage in Frage kommt.

Firmen, die mit hohem Personalaufwand schnell Projekte umsetzen und nicht lange auf die Genehmigung eines Zuschusses warten wollen, können schneller an eine Förderung kommen. Das bedeutet, dass besonders Entwicklungsprojekte, die zur Digitalisierung der Wirtschaft notwendig sind, von diesem steuerlichen Instrument profitieren können.

Das kommt bei den Unternehmen gut an: Im vergangenen Jahr wurden über 8000 Anträge bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) gestellt. In diesem Jahr werden es mehr als 10.000 sein, so die Prognose von BSFZ-Leiter Andreas Hoffknecht. Mit 17 % aller Anträge nutzt der Maschinen- und Anlagenbau diese Förderung, die zu Jahresbeginn 2020 startete, am stärksten. Eine ZEW-Studie vom März dieses Jahres für den VDMA zeigt, dass sich die Anzahl der Nutzer aus dieser Branche allein im vergangenen Jahr um 60 % erhöht hat. Als ein Beispiel aus dem Maschinenbau sind etwa KI-Projekte des Präzisionsmechanikers EZU oder Projekte wie »Digitaler Zwilling« des Simulationstechnikers ISG zu nennen.

Mehr Unterstützung für innovative Projekte

Einen zusätzlichen Schub sollte die Forschungszulage durch das Wachstumschancengesetz bekommen. Denn seit dem 28. März werden KMUs sogar mit 35 % der projektbezogenen Personalkosten gefördert sowie 24,5 % der FuE-Auftragskosten gegenüber 25 und 15 % in den Jahren zuvor. Außerdem wird für KMUs die maximale Zulage pro Jahr von einer auf 3,5 Millionen Euro angehoben. Für Großunternehmen steigt die Zulage von einer auf 2,5 Millionen Euro. Relevant für den deutschen Mittelstand, denn aktuell haben knapp vier Fünftel der beantragenden Unternehmen weniger als 250 Mitarbeiter. Für Michael Zahm, den Vorstandsvorsitzenden des Deutschen Verbands für Technologietransfer und Innovation (DTI), in dem private und öffentliche Beratungseinrichtungen zusammengeschlossen sind, ist das die zentrale Verbesserung des Forschungszulagengesetzes: »Gerade KMUs, die viel Geld in ihre künftige Existenz investieren, erhalten künftig mehr Unterstützung für innovative Projekte und damit zur Standortsicherung. Problematisch ist derzeit bei der praktischen Umsetzung der Zulage noch die oft fehlende Erfahrung und Bearbeitungskapazität der Finanzämter sowie das teilweise unterschiedliche Vorgehen bei der Prüfung und Festsetzung der jährlichen Zulagen.«

KI-Tools sollen bei der Antragsstellung helfen

»Um eine Förderfähigkeit bescheinigt zu bekommen, müssen die Vorhaben die drei Kriterien Neuartigkeit, Risiko und Planmäßigkeit gleichermaßen erfüllen. Bei rund 75 % der Anträge ist dies der Fall«, so Hoffknecht. Ablehnungsgründe sind meist ein fehlendes Forschungs- und Entwicklungsrisiko oder fehlende Neuheit. »Grundsätzlich wollen wir es den Unternehmen so einfach wie möglich machen, so dass sie ohne externe Beratung auskommen«, sagt der promovierte Physiker. Dazu will die BSFZ in diesem Jahr KI-Tools entwickeln, die die Antragstellung nochmals erleichtern sollen. Allerdings lassen sich laut ZEW-Studie 60 % der Maschinenbauer von professionellen Beratern begleiten. »In dieser ersten Phase der Forschungszulage sind offensichtlich viele Unternehmen auch durch die Kaltakquise von Beratern auf die neue Fördermöglichkeit gestoßen worden«, erklärt der stellvertretende BSFZ-Leiter Thomas Matigat. Mit der Aussicht auf unerwartete, zusätzliche Gelder für ihre Forschung und Entwicklung ohne sich um bürokratische Details kümmern zu müssen, unterschreibt das ein oder andere Unternehmen wohl auch ungünstige Verträge. So kann das Honorar an die in der BSFZ-Bescheinigung abgeschätzte Zulagensumme gekoppelt sein.

Doch entscheidend für den Unternehmer und Geschäftsführer ist letztlich, welche Personalkosten und Aufwendungen das jeweilige Finanzamt nach tatsächlicher jährlicher Kostenabrechnung schlussendlich anerkennt. Denn die Unternehmen müssen diese Ausgaben dokumentieren und nachweisen können – ebenfalls rückwirkend. »Während die Beantragung des Vorhabens bei der Bescheinigungsstelle von den Unternehmen einfach und unkompliziert zu bewerkstelligen ist, kann eine Unterstützung durch Berater bei der Erstellung von Nachweisen für das Finanzamt durchaus hilfreich sein«, so Matigat.

Fallstricke Dokumentation und Steuer

An dieser Stelle liegen für Firmen Fallstricke, so Michael Zahm, der gleichzeitig auch geschäftsführender Gesellschafter des auf Innovationsförderung spezialisierten Beratungsunternehmens PFIF ist: »Wir unterstützen unsere Kunden bei dieser Dokumentation und haben dafür extra Erfahrungswissen aufgebaut«. Berufsrechtlich sollen Steuerberater die Abrechnung der Zulage beackern, haben jedoch keine Erfahrungen und Kapazitäten, um bei der korrekten Kostenerfassung und Abrechnung in Forschung und Entwicklung tatsächlich zu unterstützen. So stehen die Unternehmen häufig verunsichert vor einem Beamten eines der rund 600 Finanzämter, mit teilweise abweichender Behandlung der Abrechnung. Die Folge: Viele Bescheinigungen warten deshalb aktuell noch auf die Abrechnung der bereits technisch genehmigten Ansprüche. Tatsächlich nennen zwei Fünftel der Maschinenbauer die Dokumentation der internen FuE-Kosten als größte Herausforderung und weitere 27 % die Kommunikation mit ihrem Finanzamt. »Wir haben inzwischen das Erfahrungswissen von 2500 Projekten in der Erfüllung der FZ-Anforderungen und eine Erfolgsquote von 97 %«, so der 60-jährige Ingenieur. Das gelte auch für Hilfe bei der internen Kostenerfassung in den Projekten.

Frühere Wirtschaftlichkeit durch höhere Förderquote

Der Autor: Jens Gieseler ist freier Journalist in Tübingen mit Schwerpunkt Personal- und Management.

© Jens Gieseler

Aktuell liegt laut ZEW-Studie ein Drittel der Anträge unter einer Bewilligungssumme von 50.000 Euro. Für Zahm als Fachmann ein Grenzwert, denn trotz allem Bemühen um ein einfaches Verfahren kosten Beantragung, Dokumentation und die Kommunikation mit Steuerberater und Finanzamt zeitliche und personelle Ressourcen, egal ob mit oder ohne Berater. Die Erhöhung der Förderquote für KMUs kann künftig für eine frühere Wirtschaftlichkeit des Aufwandes führen. Ein weiteres Drittel der bewilligten Mittel liegt zwischen 100.000 und 250.000 Euro. Und immerhin neun Prozent liegen über einer halben Million Euro. Vor allem KMUs sind auf Fördermittel angewiesen, um verstärkt innovative Produkte entwickeln zu können. So geben 64 % der Industrieunternehmen an, dass sie ihre Mittel stärker für marktorientierte FuE einsetzen und 59 % (Mehrfachnennung möglich) für neue Produkt- und Dienstleistungsangebote. Stand Januar 2024 wurde die Forschungszulage nach dem Maschinenbau (4507 Anträge) am stärksten von der IT-Branche (4270 Anträge) sowie Elektro- und Messtechnik (1733) und der chemischen Industrie (1554) genutzt. In vielen Branchen ist somit noch Potenzial nach oben, wenn es gelingt, auch den Abrechnungsprozess verlässlicher zu etablieren.