Die Studie »ERP-Software 2023« beleuchtet den Einzug von Künstlicher Intelligenz und im Besonderen den Einzug von ChatGPT in die ERP-Software. Während Anbieter die Entwicklungen rund um die Integration von KI-Tools massiv vorantreiben, dürfen Unternehmen schon bald auf neue Feature-Upgrades und KI-Integrationen hoffen, die ihnen nützliche Werkzeuge unter anderem zur Optimierung der Datenanalytik, Cloud-Migration, der gesamten Customer Journey und zur Verbesserung der Kostenstrukturen bereitstellen.

ChatGPT, das Multimodal Large Language Model von GPT-4, kommt bereits vermehrt zur Unterstützung in der Programmierung und Code-Entwicklung, im Marketing oder im Kundendienst zur Lösung von Kundenanfragen und -Problemen zur Anwendung. Darüber hinaus bietet die Integration des Chatbots in Geschäftsanwendungen und ERP-Systeme – für die ChatGPT seit März 2023 eine offizielle API bereitstellt – eine Vielzahl von Vorteilen. So ist etwa eine der wichtigsten Ergänzungen von ChatGPT die Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten. Dies ermöglicht es ERP-Systemen, mit Nutzern künftig auf eine intuitivere Weise zu interagieren und komplexe Anfragen in natürlicher Sprache zu verstehen, anstatt auf Befehle oder Abkürzungen beschränkt zu sein.

KI erobert ERP-Geschäftsanwendungen

Mögliche Use-Cases für die Anwendung von ChatGPT in ERP-Lösungen gibt es zuhauf. In der Produktionsplanung und -steuerung kann sie etwa dazu beitragen, die Planung von Produktionsaufträgen zu optimieren, indem sie historische Daten analysiert, Produktionsengpässe identifiziert und optimale Zeitpläne vorschlägt, um Lieferverzögerungen zu minimieren. Im Bereich des Qualitätsmanagements kann der Chatbot dazu beitragen, Qualitätsdaten aus verschiedenen Quellen zu analysieren und Muster zu erkennen, um Qualitätsprobleme frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Im Vertrieb und Kundenservice kann ChatGPT als virtueller Assistent eingesetzt werden, um häufige Kundenanfragen in Echtzeit zu beantworten, Bestellungen entgegenzunehmen und Kundenanliegen zu bearbeiten, was zu besseren Response-Zeiten und zu einer höheren Effizienz bei Serviceprozessen führt. Durch die Integration von KI-Modellen wie ChatGPT in Cloud-Datenwelten können Unternehmen zudem von den umfangreichen Daten-Ressourcen in der Cloud profitieren und gleichzeitig die Fähigkeiten der KI nutzen, um Daten in natürlicher Sprache abzufragen, Analysen durchzuführen und wertvolle Echtzeiteinblicke in komplexe Geschäftsszenarien zu gewinnen. Dies würde es Unternehmen ermöglichen, datengetriebene Entscheidungen auf eine viel effizientere und intuitivere Weise zu treffen, als bisher.
 

Im ERP-Bereich bieten 71 % der untersuchten 200 ERP-Lösungsanbieter den SaaS-Betrieb aus der Cloud an.

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Die Integration von KI-Modellen wie ChatGPT kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen. Eine Möglichkeit besteht darin, ChatGPT als virtuellen Assistenten oder Chatbot in die Benutzeroberfläche des ERP-Systems zu integrieren. So können Nutzer auf natürliche Weise mit dem System interagieren, Anfragen stellen, Daten abfragen oder Aktionen ausführen. Alternativ lässt sich ChatGPT auch in das Backend-System integrieren, um Prozesse wie Datenanalyse, Prognosen oder Entscheidungsfindung zu automatisieren oder zu optimieren. Die Integration von ChatGPT in ERP-Systeme erfordert jedoch eine umfassende Planung und Implementierung. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Anforderungen und spezifische Architektur des ERP-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die Integration so zu gestalten, dass sie nahtlos in die vorhandene Softwarelandschaft eingebettet werden kann.

Herausforderungen der GPT-Integration

Doch bei all den Mehrwerten und Vorteilen, die die Nutzung und Integration von ChatGPT in Business-Anwendungen bietet, sollten auch die Grenzen und Risiken, die mit der Integration insbesondere in betriebswirtschaftliche Kern- anwendungen wie ERP-Systeme einhergehen, beleuchtet werden. So unterliegt ChatGPT etwa sprachlichen Einschränkungen, da es nur in den Sprachen arbeiten kann, für die es explizit trainiert wurde. Datenschutz und Datensicherheit werfen wichtige Fragestellungen auf, da ChatGPT mitunter auf sensible Unternehmensdaten zugreifen kann und diese mitverarbeitet. Eine sorgfältige Überwachung des Zugriffs auf Daten und die Gewährleistung von Datenschutzrichtlinien sind somit unerlässlich, um potenzielle Risiken zu minimieren und Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Da eine menschliche Validierung bisweilen fehlt, können sich zudem Fehler einschleichen, die bei einer Integration in die betriebswirtschaftliche Prozesskette unvorhersehbare Folgen mit sich bringen kann. Die Konfiguration des KI-Modells für die Verwendung in Geschäftsanwendungen, die vielfach nicht auf KI und maschinelles Lernen ausgelegt sind, kann zudem komplex werden und erfordert entsprechende Expertise von KI- und Data-Scientists, die bei einer branchenspezifischen Nutzung auch das Training mit branchenspezifischen Erkenntnissen erforderlich machen.
 

Geführte Workflows in ERP-Systemen

Die zugrundeliegende Architektur der untersuchten ERP-Systeme: 63 % setzen auf eine webbasierte Softwarearchitektur.

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Laut dem Branchenverband Bitkom greifen mittlerweile rund zwei Drittel aller Anwender auch über das Notebook auf ERP-Systeme zu, rund die Hälfte über das Smartphone und ein gutes Viertel auch über das Tablet. Mobil auf benötigte Informationen wie Angebote, Preise, Bestellungen, Aufträge, Bestände oder Liefertermine zuzugreifen, ist für die Prozessqualität von hoher Bedeutung. Gegenüber den Desktop PCs erfordert der Einsatz auf Mobilgeräten jedoch sehr einfache und intuitive Bedienroutinen. Daher wird verstärkt an der Weiterentwicklung vollständig mobiler Geschäftsanwendungen und innovativer Bedienkonzepte gearbeitet, die den heutigen Anforderungen an virtuelle Arbeitsplätze besser gerecht werden. Insbesondere den Komplexitätsgrad zu reduzieren und überladene Informationsmenüs durch intuitive, geführte und responsive Prozesse zu ersetzen, ist eine Herausforderung, der sich viele ERP-Anbieter stellen müssen.

Dennoch dürften geführte und kontextsensitive Prozesse in ERP-Anwendungen in den kommenden Jahren allenfalls in gekapselten Anwendungsbereichen und bei in sich geschlossenen Prozesse realistisch sein. Die Aufspaltung der hochintegrierten ERP-Anwendung in mehrere native, rollen- und bereichsbezogene Apps ist bislang nur in Teilbereichen vollzogen beziehungsweise steht bei den meisten Anbietern gar noch auf der Roadmap.

Integration von On-Prem- und Cloud-Welten

Auch der Einsatz von Hybrid-Plattformen gewinnt für immer mehr deutsche Unternehmen an Bedeutung. Die Kombination von Cloud- und On-Premise-Welten ermöglicht es Unternehmen, vorhandene Datensilos zu überbrücken und systemübergreifende Data Lakes zu schaffen. Die Integration von Cloud- und On-Premise-Lösungen erfordert jedoch einen langwierigen Transformationsprozess, der neben der technischen Verzahnung auch die Verwaltung, Datensicherheit und IT-Governance umfasst.

Die meisten ERP-Lösungen, die von SoftSelect untersucht wurden, können bereits im Cloud-/SaaS-Modell bereitgestellt werden (71 %). Das Angebot im Cloud-Segment wächst insbesondere auf Anbieterseite. ERP-Anbietern kommt die Schlüsselaufgabe zu, standardisierte Schnittstellen für Daten- und Service-Plattformen aus der Cloud bereitzustellen, da die industrielle Produktion immer stärker mit digitalen Prozessen und Services verschmilzt. Durch die Verknüpfung von verschiedenen Datenquellen mit kaufmännischen und Stamm-Daten aus dem ERP-System verbessern Unternehmen nicht nur die Datenqualität im Informationsnetzwerk, sondern schaffen auch ein Fundament für die Steuerung und Automatisierung von Workflows über den ERP-Kern hinaus. Flexible Workflow-Engines der ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen zudem, die Ablauforganisation flexibler an neue Rahmenbedingungen anzupassen, beispielsweise durch die Verwendung von Mikroservice-Architekturen.