Wie KI den Wissenstransfer vereinfacht

Unter Wissenstransfer in Unternehmen versteht man laut einer Definition des TÜV Nord "die Weitergabe und den Austausch von Wissen". Dies kann informell zwischen Kolleginnen und Kollegen passieren, etwa im Gespräch an der Kaffeemaschine, oder gezielt im Rahmen von Mentoring, Workshops und Schulungen. Der Transfer von Wissen funktioniert aber nicht nur direkt von Mensch zu Mensch. Relevantes Know-how lässt sich auch in Datenbanken, internen Wikis oder digitalen Kommunikationsplattformen strukturiert dokumentieren und weitergeben und damit unabhängig von einzelnen Personen langfristig nutzbar machen.

Warum klassische Methoden nicht mehr genügen In modernen, dynamischen Fertigungsumgebungen stoßen diese etablierten Wege an Grenzen. Papierbasierte Anleitungen sind häufig veraltet oder nicht auffindbar, sporadische Präsenztrainings lassen sich kaum skalieren und auch traditionelle Wikis oder Dokumentensysteme ohne KI-Unterstützung bieten nicht den schnellen, intuitiven Zugang, den Beschäftigte in Wartung und Fertigung benötigen. All diese Formate passen kaum noch zu dezentralen, flexiblen Arbeitsmodellen.

Gleichzeitig nehmen die Anforderungen zu: Prozesse werden komplexer, neue Vorgaben sind schnell umzusetzen und auch die Dokumentation muss lückenlos erfolgen. Dies verlangt nach einem zeitnah funktionierenden Wissenstransfer, der Mitarbeitende durchgängig begleitet, dabei flexibel anpassbar ist und lückenlos nachvollziehbar bleibt.

Genau hier setzen moderne Connected Worker-Lösungen an. Sie kombinieren mobile Endgeräte, Daten aus Skill Management, Mensch-Maschine-Interaktionen und KI, um Mitarbeitende gezielt mit Know-how zu versorgen, genau dann, wenn sie es brauchen.

Das intelligente Assistenzsystem

Im Kern von Connected Work stehen digitale ‚Standard Operating Procedures‘ (SOPs) sowie ähnliche allgemeine Arbeitsanweisungen und Checklisten. Mithilfe von Apps auf Smartphone, Tablet oder AR-Device leiten sie Beschäftigte etappenweise durch alle Abläufe. Jede erfolgte Teilaufgabe wird bestätigt, ebenso wie die Kenntnisnahme von Hinweisen. Damit wird dies zugleich automatisch dokumentiert und die Compliance gesichert.

Im ‚AI Agent Studio‘ von Augmentir lassen sich unterschiedliche KI-Agenten wählen, unter anderem auch Coaches, die dem Wissenstransfer im Unternehmen dienen. © Augmentir

Connected-Worker-Lösungen der neuesten Generation gehen über diese Basisfunktionen noch hinaus, indem sie Standard-Arbeitsanweisungen in personalisierte Anleitungen verwandeln. Ein generativer KI-Assistent wie zum Beispiel ‚Augie‘ von Augmentir analysiert Rolle, Routinegrad und aktuelle Aufgabe einer Arbeitskraft und bietet ihr anschließend exakt passende Inhalte an, sowohl als Text, Grafik oder Video.

Ein Beispiel: Ein Maschinenführer in der Verpackungslinie bekommt per Tablet eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Wartung der Anlage in seinem Zuständigkeitsbereich, inklusive Hinweis auf den richtigen Werkzeugsatz. Ist der Mitarbeiter neu oder hat diese Aufgabe längere Zeit nicht mehr ausgeführt, schlägt ihm der generative KI-Copilot ausführlichere Inhalte vor, beispielsweise ein Video, auf dem ein Spezialist genau zeigt, was zu tun ist. Ist die Erfahrung des Maschinenführers hingegen noch ganz frisch, beschränkt sich das System auf die wesentlichen Schritte und Informationen, so dass er keine unnötige Zeit verliert.

Effizienteres Onboarding

Wo Arbeitskräfte fehlen, stehen neue Mitarbeitende, Leihkräfte oder Quereinsteiger unter besonders hohem Druck. Sie sollen schnell produktiv sein, ohne lange Trainings und ohne Fehler zu machen. KI-gestützte Connected-Worker-Systeme sorgen dafür, dass sie sich bei ihrer Arbeit trotzdem von Beginn an sicher fühlen. Neue Mitarbeiter werden so nicht mehr in Gruppen geschult, sondern mittels digitaler Lösungen individuell begleitet. Das zeitaufwendige Shadowing, also das Begleiten eines erfahrenen Mitarbeiters, kann weitestgehend entfallen. Überdies erkennt die KI, welche Inhalte verstanden wurden und wo Wiederholungen nötig sind und passt die persönlichen Lernpfade dynamisch an. So erhält beispielsweise eine neue Produktionshelferin am ersten Arbeitstag direkt auf dem Smartphone oder Tablet einen digitalen Parcours durch ihre Station, inklusive Sicherheitshinweisen, einfachen Lernvideos und kleinen Wissenschecks.

Für die Erstellung lehrreicher Kurzvideos genügt ein Smartphone, mit dem beispielsweise Kollege A die Kollegin B beim Umrüsten einer Anlage filmt. Sie erklärt ihm quasi nebenbei das Wie und Warum jedes Handgriffs. Die so entstandene Aufnahme reicht einem generativen KI-Assistenten, um daraus SOPs und einen entsprechenden Guide zu erstellen, zu dem das Video als Einsteiger-Inhalt gehört.

Automatisch mitwachsende Wissensdatenbanken

Der Austausch von Tipps und Tricks oder gezieltes Nachfragen waren früher häufig nur im Pausenraum möglich. Heute geht es jederzeit am Arbeitsplatz. Zunächst können Mitarbeitende ihre Themen in natürlicher Sprache mit einem industriespezifischen KI-Chat-Agenten ‚besprechen‘. Die KI durchsucht vorhandene Inhalte, ohne dass dazu das ‚genau richtige‘ Schlagwort nötig wäre, und die entsprechende auf den Anwendungsfall zugeschnittene Antwort folgt prompt. Galt die Frage etwa einem Problem mit der Maschine, empfiehlt der KI-Agent Lösungen und Vorgehensweisen basierend auf den hinterlegten Handbüchern, Wartungs-Manuals oder Best Practice-Beispielen. Ist er mit den entsprechenden Berechtigungen ausgestattet, kann er auch direkt bestimmte, digitale Aktionen ausführen. Dazu gehören beispielsweise das Versenden von Warnhinweisen oder die Anforderung eines Ersatzteils.

Ist das Problem komplexer, bleibt immer noch der Weg zu einem menschlichen Experten. Aus der Connected Worker-App lässt sich direkt ein verfügbarer Spezialist hinzuziehen. Telefonisch oder per Videocall wird die Frage dann gemeinsam erörtert, gegebenenfalls unter Zuhilfenahme von zusätzlichen Fotos, Videos oder Augmented Reality. Gleichzeitig dokumentiert ein Chatbot sämtliche Probleme und Expertenantworten. Auf diese Weise entsteht eine automatisch wachsende Wissensdatenbank, aus der sich der so gespeicherte Erfahrungsfundus jederzeit abrufen lässt; aber nur nach menschlicher Überprüfung und Freigabe.

Ein Beispiel: Ein Servicetechniker scannt den QR-Code an einer defekten Pumpe. Die Plattform zeigt die letzten zehn Fehlerfälle, passende Anleitungen sowie häufige Lösungen und dokumentiert den eingeschlagenen Reparatur-Weg.

Updates schnell im Umlauf

Auch für die Weiterbildung bietet die Kombination aus KI und Connected Work neue Wege. Inhalte, etwa bei neuen Sicherheitsvorgaben, Maschinenupdates oder Prozessänderungen, lassen sich dynamisch aktualisieren und verteilen. So erhält beispielsweise eine Anlagenbedienerin automatisch eine kurze interaktive Einweisung auf dem Display ihrer Smartglasses, wenn ein neues Dosiersystem installiert wurde, ohne dass sie eine extra Schulung besuchen müsste.

Etwaige Sprachbarrieren stellen dabei keinen Wissensnachteil mehr dar, denn KI-basierte Übersetzungsfunktionen sorgen dafür, dass alle Inhalte, Dokumente und Formulare in Echtzeit übersetzt und angepasst werden. In international besetzten Teams erhalten so alle Mitarbeitenden essenzielle Informationen direkt in ihrer Muttersprache angezeigt.

Auch der werksübergreifende Austausch von Erfahrungswerten wird dadurch beschleunigt: Tritt zum Beispiel in Land A ein Problem auf und wird dort behoben, steht die dokumentierte Lösung dank zentraler Wissensdatenbank und integrierter Übersetzungsfunktion den Werken in den Ländern B und C unmittelbar zur Verfügung, unabhängig davon, in welcher Sprache dort gearbeitet wird. Praxiserprobte Erkenntnisse werden derart sofort und standortübergreifend zugänglich gemacht.

Personal gezielt einsetzen und qualifizieren

Liegt Wissen digitalisiert, kontextualisiert und individualisiert vor, wird es zur Basis für eine agilere Organisation, was auch bei kurzfristigen Vertretungen oder Umrüstungen von Maschinen vorteilhaft ist. Wenn Know-how jederzeit und überall zugänglich ist, kann die Belegschaft flexibler eingesetzt werden. Muss zum Beispiel eine Kollegin aus einem anderen Bereich für eine ausgefallene Kraft in der Endkontrolle einspringen, ist das kein Problem. Über ihr Mobilgerät erhält sie eine exakte visuelle Anleitung sowie aktuelle Hinweise für ihre Prüfaufgaben, abgestimmt auf ihr Erfahrungsniveau.

Connected Worker-Plattformen liefern Führungskräften und dem Management detaillierte Auswertungen zum Thema Wissenstransfer und Schulung liefern: Wer hat welche Inhalte genutzt? Wo gibt es häufige Rückfragen? Was für Themen sind erklärungsbedürftig? Welche Trainings waren besonders effektiv? Anhand dieser Analysen können Unternehmen gezielt Aus- und Weiterbildungsbedarfe erkennen und geeignete Maßnahmen ableiten – von einer weiteren Verbesserung der bereitgestellten Anleitungen und Checklisten bis zur Weiterqualifizierung einzelner Teams. 

Der Autor: Carsten Hunfeld ist Director EMEA bei Augmentir in München.