Viele Unternehmen haben mittlerweile die Wichtigkeit der Digitalisierung erkannt und entsprechend priorisiert. Sie sind sich aber unschlüssig, wo der beste Einstiegspunkt ist und wie die Prozessdigitalisierung umgesetzt werden soll. Kernthemen hierbei sind das Beschaffungs- und Lieferantenmanagement sowie die Erstellung der Kunden- und Lieferanten-Dokumentation für ihre Produkte. Vorreiter im Anlagenbau nutzen zur effizienten Durchführung dieser Abläufe cloudbasierte Prozesse insbesondere in den Bereichen der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sowie auch zur Koordination mit externen Partnern und Lieferanten. 

Smarte administrative Steuerungsprozesse

Der digitalen Transformation von administrativen Steuerungsprozessen im Unternehmen geht eine Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe voraus. Dazu sollten folgende Fragen beantwortet werden: Was sind die Ziele? Wo treten Probleme auf? Welche Verbesserungen sollen erreicht werden? Welche (Optimierungs-)Maßnahmen sind notwendig? Beispiele dafür können ein automatisierter Workflow mit allen Beteiligten, Zugriff in Echtzeit auf Dokumente oder Terminverfolgung und ein Eskalations-management sein.
Oftmals wird erst durch die intensive Analyse von bestehenden Abläufen auch fallweise unter Einbeziehung von außenstehenden IT-Dienstleistern erkannt, welche Vorgänge „Schmerzen bereiten“. Sind diese Fragen beantwortet und ein passender Lösungsanbieter gefunden, geht es im nächsten Schritt an das Modellieren der Geschäftsprozesse. Als Grundlage hierfür lässt sich die eigene Aufbauorganisation heranziehen. Anhand dieser werden mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation Language) abteilungs- und unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse und Abläufe modelliert und im ausgewählten System hinterlegt.

Mittels Cloud-Lösung organisieren

Bei der Projektabwicklung im Anlagen- und Maschinenbau sind neben großen Auftragsvolumen auch hohe Anforderungen in puncto Dokumentation zu erfüllen, die sich aus vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Auftraggebers oder des jeweiligen Absatzlandes ergeben: Eine saubere und vollständige Lieferanten-Dokumentation ist unabdingbar, um Projektabnahmen zeitgerecht abschließen zu können. So sind für jedes Bauteil einer Anlage zusätzlich zu den projekt- und  produktspezifischen Dokumenten insbesondere Sicherheitsunterlagen, Garantien, Zertifizierungs-, Zulassungs- und Genehmigungsdokumente oder Wartungsmanuals bereitzustellen. Dadurch kann eine Lieferanten-Dokumentation schnell bis zu viele tausend Dokumente umfassen. Diese werden als E-Mail-Anhang übermittelt und über Download-Server zur Verfügung gestellt. Die unterschiedlichen Eingangskanäle erschweren es den Projektverantwortlichen, den Überblick darüber zu bewahren, welcher Lieferant bereits welche Unterlagen bereitgestellt hat.

Fehlen Informationen oder Dokumente in der Lieferanten-Dokumentation oder sind unvollständig, kann es zu Verzögerungen im Projektfortschritt kommen, was im schlimmsten Fall auch Vertragsstrafen nach sich ziehen kann. Gleichzeitig reduziert der Dokumentenaustausch per E-Mail und über diverse Download-Plattformen die Effizienz von Projekten. Es muss zusätzlich Zeit für das manuelle Verwalten der Daten aufgewendet werden und die Sicherheit beim Datenaustausch ist oft nicht ausreichend gegeben. Die Übersicht über die Vollständigkeit sämtlicher Dokumentationsbestandteile ist ebenfalls nur schwierig beizubehalten.

Zentrale digitale Dokumentation

Der Beschaffungsvorgang mit digitaler Lieferanten-Dokumentation.

© Fabasoft

Um auch über Organisationsgrenzen hinweg die technische Redaktion im Maschinen- und Anlagenbau sauber aufarbeiten zu können, ist eine fehlerfreie und zentrale Dokumentation essenziell. Hierfür eignet sich ein cloudbasiertes System, das zeitgemäß, effektiv und entsprechend den geforderten Sicherheitsstandards die Anforderungen aller Beteiligten – vom Komponenten- über den Systemhersteller bis hin zum Anlagenbauer, zu Behörden und zum Auftraggeber – bedienen kann.

Beschaffen mit digitalen Lieferanten-Dokumenten

Setzt man auf ein solches System und digitalisiert den Beschaffungsvorgang auch im Hinblick auf die Lieferanten-Dokumentation, kann die Beschaffung folgendermaßen aussehen: Der Anlagenbauer übermittelt einem Produkthersteller seine Bestellung. Die Bestellung geht im SAP ein und wird aufgeschlüsselt in Bestellpositionen mit den dazugehörigen Handelsteilen in die digitale Lieferantendokumentations-Lösung übertragen. Im nächsten Schritt legt der Produkthersteller seine Sublieferanten für die einzelnen Handelsteile fest und beauftragt diese. Bei den Sublieferanten gehen die Komponentenbestellungen im jeweiligen ERP-System ein. Die Produktion der Komponenten läuft an.

Parallel dazu erhält jeder Sublieferant Zugang zu seiner ‚Ablage‘ im cloudbasierten Lieferantenmanagement-System und kann sämtliche vorgegebenen Dokumen-tationsbestandteile einpflegen oder auch direkt erstellen. Über Dokumentenstatus und automatisierte Workflows werden sämtliche die Dokumentation betreffenden Informationen geordnet und nachvollziehbar übermittelt und abgearbeitet. Der Produkthersteller kann schnell und effizient den Dokumentationsstand der einzelnen Sublieferanten überprüfen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen. Ist die Dokumentation für alle Positionen und Handelsteile vollständig, kann diese, ebenfalls über die Lieferantendokumentation in der Cloud, an den Anlagenbauer übermittelt werden. Dazu bekommt der Anlagenbauer entweder Zugang zur Lieferanten-Dokumentation oder die Dokumentation wird über eine Schnittstelle in ein System des Anlagenbauers transferiert.

Um die Lieferanten-Dokumentation effizient managen zu können, sollte das System folgende Funktionalitäten bieten:

• Automatisierte Prozesse für Compliance und Effizienz.

• Dashboards zur besseren Übersicht über sämtliche Dokumentationsbestandteile.

• Fristenmanagement, um die Liefertermine einhalten zu können.

• Vorlagenmanagement, damit alle Dokumente den Anforderungen des Anlagenbauers entsprechen.

• Dokumentenstatus, um ersichtlich zu machen, welche Dokumente noch nicht vollständig sind.

• Intelligente Suche, um zeitsparend auf einzelne Dokumente zugreifen zu können.

• Zahlreiche standardisierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung diverser Systeme (SAP).

• Strukturierte Ablage für jeden Sublieferanten.

Vorteile für den Projektfortschritt

Alle involvierten Lieferanten einer Anlage können ihre eigenen Dokumente nach einem zuvor festgelegten Schema für die Gesamtdokumentation direkt online bereitstellen. Dies funktioniert über Länder und Kontinente hinweg und liefert nicht nur Nachvollziehbarkeit. Die Dokumente sind zudem direkt in der letztaktuellen, freigegebenen Fassung jederzeit abrufbar. Im Spannungsfeld von Gesetzen und Normen, Verträgen, wirtschaftlichen Faktoren, sprachlichen Anforderungen und strikten Terminvorgaben gelingt es der cloudbasierten Lieferanten-Dokumentation, Standards zu setzen, die leicht für die jeweiligen Sublieferanten umsetzbar sind. So profitieren Akteure der Supply-Chain und auch Endkunden von verlässlichen Daten, die vollständig und klar nachvollziehbar sind.

Die dynamische Dokumentation

Die Statusübersicht der einzelnen Dokumentationsbestandteile.

© Fabasoft

Die digitale (Produkt-)Dokumentation ermöglicht dem Endkunden die Weiternutzung der Dokumentation über die Projektabwicklung hinaus. Bis dato wurde die Dokumentation bei Projektabschluss übergeben und war damit auf diesem Stand ‚eingefroren‘. Mit der cloudbasierten Lieferantendokumentation für eine Anlage können Dokumente, Updates und Revisionen laufend eingepflegt werden. Die technische Dokumentation bleibt stets aktuell.

Sicherheit als Schlüsselfunktion

Moderne Cloud-Services bieten ein durchdachtes Identity Management sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte an. Dies ist das Fundament für Compliance in der Kommunikation mit externen Personen und Unternehmen und somit eine wichtige Voraussetzung, wenn viele Projektpartner an einem Projekt arbeiten und der Datenzugriff genauestens protokolliert werden muss.

Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt bereits beim Login für Zugriffs- und Datensicherheit. Verlässliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet, dass Daten niemals unverschlüsselt übertragen werden. Jeder Benutzer wird über die zuständige Rolle sowie über ein Berechtigungskonzept im Projekt definiert. Über diese beiden Instrumente lassen sich flexible Workflows gestalten, die dem BPMN-Standard entsprechen.

Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.

© Fabasoft

Neben diesen Security-Aspekten ist die Datenhaltung im Hinblick auf die 
EU-DSGVO zu beachten. Der Standort der Cloud-Infrastruktur entscheidet über Rechtssicherheit, Haftung gegenüber Cloud-Kunden und oft sogar über den vom jeweiligen Rechtssystem erlaubten Zugriff auf die gespeicherten Unternehmensdaten.

Ein seriöser Cloud-Dienstleister kann eine Reihe an Zertifizierungen und Testaten vorweisen. Neben den gängigen ISO-Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz, wie ISO 27001 und ISO 27018 sowie ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder ISO 20000-1 für IT-Service-Management, existieren weitere Zertifizierungen für Cloud-Produkte. Wenn es um IT-Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten geht, ist das C5-Testat hervorzuheben – basierend auf dem ‚Cloud Computing Compliance Controls Catalogue‘, kurz C5.

Herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), legt es fest, welche Mindestanforderungen Cloud-Dienstleister erfüllen müssen. Diese Umfeldparameter gewährleisten die Transparenz hinsichtlich Systembeschreibung, Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datensicherung, Offenbarungs- und Ermittlungsbefugnisse sowie Zertifizierungen. Die Erfüllung von weit mehr als 100 Kriterien wird von unabhängigen Wirtschaftsprüfern attestiert und in Folge vom Cloud-Anbieter vertraglich garantiert. Deshalb sollte man bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters auf dieses Testat Wert legen.