Schematischer Ablauf des EDI-Transfers vom sendenden zum empfangenden Unternehmen. Im Automotive-Bereich wird ein Netzwerk-Protokoll zur direkten elektronischen Datenübertragung genutzt, basierend auf der Empfehlung 4914/2 des Verbands der Automobilindustrie.

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Kern einer jeden EDI-Anbindung an ein ERP-System ist der Import und Export von strukturierten Daten. Die entsprechende Schnittstelle in einem ERP-System ist für die Verarbeitung von externen Daten zuständig. Üblicherweise erfolgt die Datenübergabe an einen EDI-Konverter, welcher die weitere Verarbeitung der Daten übernimmt. Die Datenübertragung an den EDI-Konverter kann dabei auf verschiedene Weise erfolgen, beispielsweise per SFTP-Server oder über eine direkte API-Integration. Der EDI-Konverter nimmt die exportierten Daten entgegen, konvertiert sie, der Empfänger nimmt die Datei entgegen und importiert sie in das eigene System über seine EDI-Lösung. Sobald also die Frage der Import-/Exportschnittstelle geklärt ist, gilt es im Detail zu untersuchen, welcher Datenumfang über die Schnittstelle im- und exportierbar ist.

Je nach Geschäftsverbindung und Branche sind unterschiedliche Arten von Daten in den EDI-Daten zu erwarten. Um beispielswiese eine Rechnung gemäß EDIFACT zu erstellen, sind die folgenden Felder notwendig: GLN (Global Location Number) des Senders des Dokuments, GLN des Empfängers des Dokuments, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Nummer der dazugehörigen Bestellung, Datum der dazugehörigen Bestellung, Nummer und Datum des dazugehörigen Lieferavis, Rechnungspositionen sowie der Rechnungsbetrag inklusive Netto- und Bruttowerten.

Lagerhaltung in der Automobilindustrie: QR-Codes ermöglichen die automatisierte Zuordnung der verpackten Einzelteile.

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Eine Besonderheit kommt allerdings im festen Zulieferverhältnis in der Automotive-Branche hinzu. Bestehen feste Lieferantenverträge, müssen die Rechnungen zusätzlich mit einer Abkommensnummer versehen sein. Der EDI-Konverter kann diese Form der Rechnung nur dann erzeugen, wenn auch alle vom Auftraggeber geforderten Daten im Exportformat des ERP-Systems enthalten sind. Zudem müssen relevanten Stammdaten im ERP-System gepflegt werden. Denn bei mangelhafter Pflege aufgrund von Unzulänglichkeiten im ERP-System kann der Export nicht korrekt arbeiten.

Eingabefehler minimieren

Entscheidend für die Effizienz der Prozesse ist das Zusammenspiel der externen EDI-Prozesse mit den internen Prozessen des ERP-Systems. Der Auftraggeber bestellt mittels ‚EDIFACT Order‘, die Bestellung wird konvertiert und in das ERP-System importiert. Um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden und die Vorteile von EDI so gut wie möglich ausnutzen zu können, werden die Bestelldaten übernommen und eine sofortige Bestellbestätigung generiert. An der Bestellbestätigung können sowohl der ERP-Benutzer als auch der zuständige Sachbearbeiter noch Änderungen vornehmen. Anschließend wird die Bestellbestätigung elektronisch vom EDI-Konverter in eine EDIFACT ORDRSP-Nachricht (Order Response) übersetzt und zugestellt.

Vor dem Versand der Ware ist an den Geschäftspartner ein Lieferavis zu übermitteln. Auch hier werden die Daten zur Vermeidung doppelter Dateneingabe aus der Bestellbestätigung übernommen. Im Anschluss übernimmt der EDI-Dienstleister die Konvertierung und Zustellung. Am Ende stehen die Erstellung der Rechnung auf Basis der Lieferavis-Daten und deren Übermittlung an den Geschäftspartner. Die ursprüngliche Bestellung wird dabei schrittweise und chronologisch zur Rechnung verfeinert. Die Datenübernahme erfolgt aus dem darüber liegenden Dokument, auch Turnaround-Verfahren genannt. Voraussetzung für das Turnaround-Verfahren ist die entsprechende Umsetzung der Prozesse im ERP-System.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Wahl eines geeigneten EDI-Dienstleisters, der die notwendigen Konvertierungen vornimmt. Zwei verschiedene Methoden stehen hierfür zur Verfügung: Zunächst kann ein eigener, lokaler EDI-Konverter angeschafft werden, den ein Dienstleister zur Verfügung stellt. Externe Dienstleister können allerdings auch die komplette Abwicklung des EDI-Transfers übernehmen.

Die Anschaffung eines eigenen lokalen EDI-Konverters lohnt sich nur für Unternehmen, die ein hohes Maß an technischem Know-how zur Verfügung haben. Zusätzlich zum lokalen Konverter ist noch ein eigener EDI-Dienstleister zu beauftragen, der die Anbindung der Geschäftspartner über die geforderten Protokolle vornimmt (AS2, X.400, OFTP oder SFTP). Ein lokaler Konverter erzeugt allerdings auch Kosten, die im fünfstelligen Bereich liegen. Bei größeren Zulieferbetrieben können die Kosten sechsstellig ausfallen, wobei neben der Anschaffung noch jährliche Wartungskosten hinzukommen. 

Führt ein externer Dienstleister die EDI-Prozesse durch, ­übernimmt er neben der Datenkonvertierung gleich die Daten­übermittlung an die einzelnen Partner. Im Unterschied zu einem lokalen Konverter fallen keine hohen Einmalkosten für die Beschaffung oder Wartung des Konverters an – bezahlt wird nach Leistung. 

Verpflichtender VDA-Standard für EDI

Den besonderen Ansprüchen der Automobilindustrie, die sich beispielsweise aus der Just-In-Time- und Just-in-Sequence-Produktion ergeben, tragen die EDI-Standards Rechnung, die der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) bereits ab 1977 entwickelt hat. Die aktuellen Fixed-Length VDA-Standards werden allerdings sukzessive durch EDIFACT-Dokumenttypen abgelöst. Dazu verabschiedet der VDA Empfehlungen, wie sich Dokumenttypen mit Hilfe von EDIFACT-Nachrichten abbilden lassen. Nichtsdestotrotz sind auch die bisher verwendeten VDA-Nachrichtentypen immer noch in Verwendung, ohne ein definitives Enddatum.

Autor:
Christian Bieblist Geschäftsführer von Planat.