Werden per Risikobeurteilung Restrisiken festgestellt, so muss vor diesen in der Betriebsanleitung gewarnt werden. So verlangt es beispielsweise die Maschinenrichtlinie. In der Maschinenrichtlinie und den zugehörigen harmonisierten Normen sowie anderen Normen steht allerdings nicht, dass Betriebsanleitungen mit Warnhinweisen zugepflastert werden sollen – frei nach dem Spruch: „Viel hilft viel“.

Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie lesen einen Artikel – online oder offline –, finden diesen interessant und sind neugierig, was der Artikel wohl noch so alles an Informationen und Erkenntnissen liefern mag. Sie haben sich eingelesen und plötzlich wird Ihnen Werbung präsentiert. „Einmal ist keinmal“, denken Sie sich und lesen weiter. Doch kaum haben Sie sich wieder eingelesen und den roten Faden gefunden wird Ihnen die nächste Werbung „aufs Auge“ gedrückt.

Vermutlich fragen Sie sich jetzt: Was hat Werbung mit Warnhinweisen zu tun. Und was hat das Lesen eines Artikels mit dem Lesen einer Betriebsanleitung zu tun. Ganz einfach: Beiden ist gemeinsam, dass der Lesefluss abrupt unterbrochen und die Aufmerksamkeit des Lesers auf etwas gelenkt wird, das zwar wichtig ist oder sein mag, für Sie aber in diesem Moment nicht von besonderem Interesse ist.

Im Fall des Artikels ist es die Werbung, im Fall der Betriebsanleitung sind es die Warnhinweise, die um die volle Aufmerksamkeit des Lesers heischen und diesen von den Informationen ablenken, die er im Moment benötigt.

Bild 2: So bitte nicht! Negativ-Beispiel für den Aufbau des Kapitels 'Wartung'.

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Haben Sie bemerkt, wie störend der Warnhinweis in Bild 1 ist? Er kommt unmotiviert daher, das Signalwort (HINWEIS) repräsentiert nicht die Schwere der Verletzung, er enthält lediglich sinnfreie Hinweise, hat keinen grammatikalischen Bezug (beachten Sie die Anzahl der Ausrufezeichen) und außerdem ist das Warnsymbol der deutschen Straßenverkehrsverordnung (Zeichen 206) entnommen. Vermutlich habe Sie einen Warnhinweis mit solchen Texten noch nicht gesehen, da er fiktiv ist. Allerdings finden sich in der Realität viele Warnhinweise, die dem Sinn nach genau so aufgebaut sind: Da wird „auf Teufel komm raus“ mit größtmöglichem ‚Alarmismus‘ vor Gefährdungen gewarnt – und dann kommt nichts mehr. Vor allem nicht die wichtigen Informationen, wie das Risiko der Gefährdungen vermindert oder der mögliche Schaden vermieden werden kann.

Abgesehen davon, dass ein einzelner derartiger Warnhinweis den Lesefluss massiv stört, trägt die Anzahl von Warnhinweisen ebenso dazu bei, dass nicht nur der Lesefluss gestört wird, sondern auch, dass zusätzlich relevante Informationen nicht wahrgenommen beziehungsweise nur mühsam zu finden sind. 

Was würden Sie beispielsweise von einem Kapitel ‚Wartung‘ halten, dass – wie in Bild 2 vereinfacht dargestellt – zwei Seiten umfasst, wobei die erste Seite ausschließlich Warnhinweise unterschiedlichster Ausprägungen enthält, und die relevanten Wartungsinformation erst auf der zweiten Seite zu finden sind? Vor diesem Hintergrund stellt sich letztlich die Frage: Wie lässt sich in Betriebsanleitungen die Anzahl der Warnhinweise reduzieren und die Qualität der Warnhinwiese verbessern?

Anzahl der Warnhinweise reduzieren

Risikobeurteilung durchführen und dokumentieren

Die erforderlichen Warnhinweise werden in der Risikobeurteilung aufgrund der Restrisiken ermittelt – nicht in der Redaktionsstube von technischen Redakteuren, die möglicherweise nach Bauchgefühl entscheiden, ob ein Warnhinweis erforderlich ist oder nicht. Idealerweise wird die Risikobeurteilung vor der Konstruktion durchgeführt und dokumentiert.

Hinweise richtig einstufen

Ein Aspekt, der die Anzahl der Warnhinweise reduzieren kann, ist dem Umstand geschuldet, dass mache Warnhinweise keine Warnhinweise, sondern Sicherheitshinweise sind. Sicherheitshinweise sind gemäß EN 82079-1 „sicherheitsbezogene Informationen, die nach einem sinnvoll organisierten System in einem Dokument oder Abschnitt eines Dokuments gesammelt oder gruppiert sind, um Sicherheitsmaßnahmen zu erklären, Sicherheitsbewusstsein zu wecken und eine Grundlage zur sicherheitsbezogenen Schulung der Nutzer zu schaffen.“ Im Idealfall kommen sie nur einmal vor – zum Beispiel im Kapitel ‚Sicherheit‘.

Warnhinweise hingegen sind gemäß EN 82079-11 „sicherheitsbezogene Informationen, die Nutzer vor Gefährdungen warnen und anleitet, wie sie zu vermeiden sind. … Warnhinweise sind üblicherweise in den Gebrauchsanleitungen dort gegeben, wo Aufgaben beschrieben sind, bei denen Gefährdungen auftreten können.“

Bezugnehmend auf das Beispiel mit Gefährdungen, die sich aus der elektrischen Energieversorgung einer Maschine ergeben können, bedeutet dies, dass auf elektrische Gefährdungen mit einem Sicherheitshinweis, beispielsweise im Kapitel ‚Sicherheit‘ hingewiesen und nicht in jedem Kapitel per Warnhinweis auf elektrische Gefährdungen aufmerksam gemacht wird. Dies ist besonders absurd, wenn beim regulären Einschalten einer betriebsbereiten Maschine auf die Gefahr des Stromschlags ­hingewiesen wird. In diesem Fall wäre die Frage zu stellen, ob der Hersteller die Maschine überhaupt in Verkehr hätte bringen dürfen.

Zielgruppen analysieren

Ein weiterer Aspekt zur Reduzierung der Anzahl von Warnhinweisen besteht darin, die Zielgruppen zu definieren, für die ein Produkt – zum Beispiel eine Maschine – bestimmt ist. Entgegen der landläufigen Meinung soll die Zielgruppenanalyse nicht erst vor der Erstellung der Betriebsanleitung durchgeführt werden. Vielmehr ist diese zwingend bereits vor Durchführung der Risikobeurteilung (!) durchzuführen. Warum ist das so? 

Zum einen ist die Risikobeurteilung das Fundament für die Betriebsanleitung. Die Risikobeurteilung enthält neben den Restrisiken viele weitere Informationen, die in die Betriebsanleitung eingehen. Dazu gehören unter anderem die Grenzen des Produkts, beispielsweise bestimmungsgemäße Verwendung, vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung, zeitliche, räumliche und Umgebungsgrenzen und so weiter. Zum anderen enthält die Risikobeurteilung das Ergebnis der Zielgruppenanalyse, die ebenfalls Bestandteil der Betriebsanleitung wird. Die Zielgruppenanalyse umfasst die Bezeichnung der handelnden Personen (zum Beispiel Maschinenbediener), die dieser Person zugeordneten Aufgaben (zum Beispiel Werkstück einlegen, Arbeitsvorgang starten, Werkstück entnehmen) sowie die erforderliche Qualifikation, die diese Personen zur sicheren Durchführungen der Aufgabe benötigen – zum Beispiel eine Einweisung.

Mit Hilfe der Zielgruppenanalyse gelingt es, die Anzahl von Warnhinweisen drastisch zu reduzieren. Wenn die Zielgruppenanalyse beispielsweise ergeben hat, dass Arbeiten an der ­elektrischen Ausrüstung ausschließlich von einer Elektrofachkraft mit entsprechender Ausbildung durchgeführt werden ­dürfen, ist der Warnhinweis auf Stromschlag fast immer entbehrlich. Aufgrund ihrer Ausbildung weiß die Elektrofachkraft, welche Gefährdungen von Strom ausgehen und welche Maßnahmen sie ergreifen muss, um einem Stromschlag oder andere Gefährdungen aufgrund elektrischer Energieversorgung zu vermeiden.

Restrisiken realistisch bestimmen

Ob ein Warnhinweis gegeben werden muss oder nicht hängt davon ab, ob die Risikobeurteilung ein Restrisiko ergeben hat. Dabei gilt: Kein Restrisiko, kein Warnhinweis. Das bedeutet nicht, dass das Ziel darin bestehen sollte, die Risikobeurteilung dahingehend zu ‚optimieren‘, dass möglichst wenige oder gar keine Warnhinweise das Ergebnis sind. Es bedeutet lediglich, dass man sich hinterfragen sollte, ob ein Restrisiko tatsächlich besteht oder nicht.

Voraussetzungen benennen

Ein dritter Aspekt zur Reduzierung von Warnhinweisen ist, die Voraussetzungen zu nennen die erfüllt sein müssen, um bestimmte Aufgaben sicher durchführen zu können. Beispiel: Anstatt auf Gefährdungen hinzuweisen, die beim Transport einer Maschine etwa von Teilen ausgehen können, die sich unerwartet bewegen, ist es sinnvoller, die Voraussetzungen zu ­nennen, unter denen ein sicherer Transport durchführbar ist. Eine Voraussetzung ist, dass bewegliche Teile vor der Durch­führung des Transports gesichert werden. Dadurch ist kein Warnhinweis erforderlich.

Qualität der Warnhinweise verbessern

Warnhinweise einbetten

Wenn Warnhinweise verwendet werden müssen, sollten diese – wann immer sinnvoll und möglich – ‚sanft‘ in den ­Textfluss ­eingebettet werden. Zudem ist darauf zu achten, ­Warn­hinweise so einzubetten, dass sie zum einen noch als solche wahrgenommen werden und zum anderen den Lesefluss nicht mehr als ­notwendig stören. Wie sich Warnhinweise dezent in den Textfluss einbetten lassen, ist im ­amerikanischen Standard Z 535.6 anhand zahlreicher Beispiele erklärt.

SAFE-Methode anwenden

SAFE ist ein Akronym mit folgender Bedeutung:

• S: Schwere der Verletzung beziehungsweise Signalwort. Die ­Schwere der Verletzung und das daraus resultierende Signalwort korrelieren mit der Einschätzung des Risikos einer Gefährdung. Der angesprochene amerikanische Standard Z 535.62 enthält diesbezüglich ein Flussdiagramm zur Ermittlung von Signal­wörtern in Abhängigkeit vom Schadensausmaß.
• A: Art und Quelle der Gefahr
• F: Folge bei Nichtbeachtung
• E: Entkommen – Maßnahmen zur Vermeidung eines Schadens beziehungsweise Minimierung des Risikos.

Autor:
Jörg Ertelt ist Gründer und Inhaber von Helpdesign.