Herr Dr. Gerken, vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen in puncto Supply Chain Management gegenwärtig?
Dr. Gerken: Jüngste Entwicklungen verdeutlichen, wie wichtig ein effizientes Supply Chain Management tatsächlich ist – etwa kürzere Produktzyklen, die Verringerung der Fertigungstiefe und die Tendenz, immer mehr Fertigungsschritte outzusourcen, führen zu einer stärkeren Abhängigkeit von externen Lieferanten und Dienstleistern. Und zwar länderübergreifend, denn im Zuge der fortschreitenden Globalisierung gehört der zunehmend internationale Austausch von Waren und Gütern längst zum Tagesgeschäft. Je mehr unterschiedliche Lieferanten, Geschäftspartner, Zulieferer und sonstige Beteiligte koordiniert werden müssen, desto schwieriger wird es, alle Material- und Informationsflüsse sinnvoll zu steuern und die benötigten materiellen und personellen Ressourcen an jeder Stelle der Lieferkette im richtigen Maß bereitzustellen. Folglich sind Aufbau und Steuerung einer Supply Chain also ein komplexer Vorgang, bei welchem sich in kurzer Zeit sehr viele Entscheidungen auf der Basis großer Informationsmengen treffen lassen. Die Auswirkungen von Fehlentscheidungen sind enorm – alle für Unternehmen entscheidenden Bewertungskriterien wie die Produktqualität, die Liefertreue und die Lieferfähigkeit, aber auch der wettbewerbsfähige Preis der Produkte hängen von einer funktionierenden Supply Chain ab.

Welche Unregelmäßigkeiten senken die Performance entlang der Supply Chain?
Dr. Gerken: Externe Störfaktoren wie Wetter- und Naturkatastrophen oder kurzfristige Lieferschwierigkeiten beim Lieferanten sind natürlich schwer zu verhindern. Interessanter ist für Unternehmen ein Blick auf die internen Vorgänge. Wer neben klassischen Supply-Chain-Themen wie der Materialbedarfsplanung auch die Maschinenauslastungen, die Mitarbeiterressourcen und das Informationsmanagement im Blick hat und Abweichungen von Standardprozessen, unnötige Prozessschritte, falsche Planungen oder Verzögerungen schnell erkennt, hat die Möglichkeit, die Performance seiner Supply Chain nachhaltig zu steigern.

Und wie lassen sich Unregelmäßigkeiten in der Supply Chain aufspüren?
Dr. Gerken: Die Analyse einer Supply Chain basiert normalerweise auf dem im Unternehmen eingesetzten ERP-System – in der Regel also SAP – da hier alle wesentlichen Daten zusammenlaufen. Klassische Analysetools bieten hier ein funktionales Reporting der wichtigsten Logistik-KPIs. Beispielsweise können so Liefertreue, Lieferfähigkeit, Umschlagshäufigkeit, Umsatz und Gewinn abteilungs- und materialspezifisch eingesehen werden.

Genau hier liegen allerdings die Grenzen der gängigen BI-Werkzeuge. Sie analysieren immer nur einzelne Teilbereiche der SCM-Kette. Wie der prozessuale Zusammenhang aussieht, wie es sich also beispielsweise auf den gesamten Produktionsprozess auswirkt, wenn in unterschiedlichen Werken oder bei verschiedenen Produktionsabschnitten Verzögerungen auftreten, das zeigen sie nicht. Dabei liegt genau hier der größte Nutzen für ein Unternehmen. Denn ähnlich wie in der medizinischen Dia­gnostik ist die größtmögliche Transparenz der Schlüssel und zugleich die unbedingte Voraussetzung für die Ermittlung funktionaler Störungen und die darauffolgende Lösungsentwicklung. Mit Process Mining, einer Big-Data-Analytics-Technologie, ist genau das möglich: Die Analyse sämtlicher Prozessdaten in Echtzeit verschafft Unternehmen eine prozessübergreifende Übersicht über die gesamte Supply Chain und über mögliche Optimierungspotenziale.

Process Mining visualisiert Prozesse end-to-end und in Echtzeit. So erlangen Anwender eine transparente Sicht auf die Logistikprozesse.

© Celonis SE

Wo beziehungsweise wie grenzen Sie Process Mining vom allgemeinen Begriff ‚Big Data‘ ab?
Dr. Gerken: Process Mining ist eine Form des Prozessmanagements, die Unternehmensabläufe anders als klassische Analyse-Methoden nicht bloß modelliert, sondern im Detail identifiziert und visualisiert. Das funktioniert, weil sämtliche Prozesse entlang der Supply Chain inzwischen IT-gestützt ablaufen und Datenspuren hinterlassen. Process Mining macht sich somit die im Unternehmen anfallenden großen Datenmengen zunutze, um daraus einen echten Mehrwert in Form detaillierter Prozessvisualisierung zu generieren.

Wenn etwa in einer Abteilung eine Bestellung von Rohmaterial bei einem Lieferanten angestoßen wird, hinterlässt dies im System einen Zeitstempel. Weitere dieser Zeitstempel folgen, wenn die Bestellung beim Lieferanten eingeht, wenn das Material im Werk angeliefert wird, wenn es in das Lager einsortiert wird und so weiter. All diese Daten sind im ERP-System hinterlegt. Die Process-Mining-Technologie greift auf die Datenbanken der entsprechenden Systeme zurück und liefert durch die Auswertung selbst größter Datenmengen im Tera­byte-Bereich einen kompletten Überblick über sämtliche Prozessverläufe. Auf diese Weise können Abweichungen vom Standardprozess zuverlässig und vor allem explorativ erkannt werden, ohne dass man sie vorher vermutet hätte. Der Nutzer loggt sich dafür einfach in unsere Software ein und kann mittels verschiedener Filter bis auf Belegebene in die ermittelten Abweichungen hineinzoomen, um zu sehen, welche Einzelfälle zu einer erkannten Prozessabweichung geführt haben.

Wie läuft die Implementierung ab? Ist noch viel Arbeit nötig, um die Daten aus verschiedenen Systemen zu inte­grieren?
Dr. Gerken: Process Mining lässt sich auf beinahe jedem gängigen IT-System einsetzen. Oft werden in einem Unternehmen oder Geschäftsbereich mehrere verschiedene Systeme genutzt, die alle an einem Prozess beteiligt sind. Process Mining führt die in den einzelnen Systemen gespeicherten, singulären Prozessschritte wieder zusammen und visualisiert den Prozess dann in der Gesamtheit. Die Implementierung der Software erfolgt unkompliziert innerhalb weniger Wochen. Für viele der Standard-Systeme gibt es bewährte APIs1), die eine unkomplizierte Implementierung der Process-Mining-Technologie von Celonis ermöglichen. Schnittstellen für spezifische Systeme können individuell und innerhalb weniger Tage direkt beim Kunden vor Ort bereitgestellt werden.

Welche Schwachstellen lassen sich damit aufspüren?
Dr. Gerken: Was viele Anwender inte­ressant finden, ist zunächst die Visualisierung ihrer Durchlaufzeiten zwischen den verschiedenen Prozess-Schritten, die sich dann zur Gesamtlaufzeit eines Prozesses aufsummieren. Beispielsweise fällt eine verspätete Lieferung beim Kunden im Unternehmen normalerweise sofort auf. Wird eine Bestellung jedoch nur deshalb pünktlich geliefert, weil die letzten Fertigungsschritte vorgezogen wurden, nachdem die Rohmaterialien zu lange im Wareneingang auf die Bestandsaufnahme warten mussten, bleibt das in der Regel im Verborgenen. Process Mining würde diese unnötige Prozessabweichung dagegen sofort sichtbar machen. Gleiches gilt für die Gestaltung der Transportwege. Denn manchmal werden Maschinenteile für wenige zu erledigende Arbeitsschritte unsinnigerweise um die halbe Welt geflogen – nur wer darüber in Kenntnis gesetzt ist, kann Routen sinnvoll optimieren oder Produktionszweige verlegen, um Kosten zu sparen.

Schon ein erster Pilot zeigt in der Regel so interessante Ergebnisse bei der Analyse der Prozessdaten auf, dass sich in der Vergangenheit mehr als 80 % der Unternehmen dafür entschieden haben, die Lösung in den Betrieb zu übernehmen und nach und nach weiter auszurollen. So setzen beispielsweise Unternehmen wie Siemens und ABB seit vielen Jahren Celonis Process Mining ein und konnten ihre Supply Chain damit nachhaltig optimieren.

Welchen konkreten Nutzen birgt der Einsatz von Process Mining für das Supply Chain Management?
Dr. Gerken: Wenn man die strategische Bedeutung der Technologie erkannt hat, ist offensichtlich, welche enormen Einsparungen sich damit erreichen lassen. Process Mining ist eine Analysemöglichkeit, die in einer bisher nicht dagewesenen Detailtiefe Transparenz in sämtliche Prozesse bringt – von der Kundenanforderung bis zur Auslieferung beim Kunden. Vor diesem Hintergrund lassen sich überzeugende Beispielrechnungen erstellen. Wenn etwa die Umschlagshäufigkeit um mehrere Prozentpunkte verbessert wird, lässt sich dies direkt auf die Lagerkosten umrechnen, so dass in einem durchschnittlichen mittelständischen Unternehmen durchaus Kostenersparnisse im siebenstelligen Bereich zusammenkommen können.

Gibt es neben dem Supply Chain Management noch andere typische Einsatzgebiete für das Process Mining?
Dr. Gerken: Selbstverständlich! Process Mining ist eine Grundlagentechnologie und kann in allen Branchen, jeglichen Unternehmensbereichen sowie für alle digitalen Prozesse angewendet werden. Die Technologie wird bereits von mehr als 200 Kunden aus mehr als fünfzehn Branchen genutzt, darunter von Fortune-500-Unternehmen wie Siemens, KPMG, Deloitte, Bayer und Vodafone sowie einer Vielzahl mittelständischer Unternehmen. Der Bereich Logistik ist dabei nur eines der vielen möglichen Einsatzgebiete. Viele unserer Kunden verwenden die Software, um ihre Prozesse im Einkauf, im Personalwesen oder im IT-Service-Management zu optimieren. Und auch im Vertrieb, in der Revision oder sogar in der Produktion sorgt Process Mining für mehr Transparenz und Effizienz.