309 Stunden pro Jahr...

In einem beruflichen Umfeld, das weitgehend hybrid ist, stehen Kollegen oft vor einem neuen Problem: Je mehr sie zusammenarbeiten, desto weniger produktiv sind sie. Die Zeit, die in Meetings, deren Nachbereitung oder mit der Suche nach Informationen verbracht wird, führt zu verpassten Chancen. Das wirkt sich direkt negativ auf die Produktivität und damit auch auf die Rentabilität des Unternehmens aus.

Künstliche Intelligenz statt Konferenz

Ständiges Suchen nach Dokumenten, Jonglieren mit vielen Anwendungen, die Verwaltung eines überfüllten Posteingangs - all das sind Hindernisse, die zu schlechtem Informationsmanagement, Silos und ineffizienter Kommunikation führen. Das Ergebnis? Verzögerte Entscheidungen, ins Stocken geratene Projekte und unnötig verlängerte Markteinführungszeiten.

Laut einer Stepstone-Umfrage verbringen Mitarbeitende in Deutschland mehr als einen Arbeitstag pro Woche mit ineffizienten Tätigkeiten wie unnötigen Meetings, dem Suchen nach Dateien oder sich wiederholenden Routineaufgaben, was auf Kosten der Wertschöpfung geht.

Intelligentere Tools gegen das kollaborative Chaos

In den letzten Jahren haben sich Wissensarbeitende zunehmend KI-gestützten Lösungen zugewandt, um Informationen zu suchen, zu organisieren und zu teilen oder um wiederkehrende Aufgaben, die Reibungsverluste verursachen, zu automatisieren. Eine  EY-Studie zeigt, dass der Einsatz von generativer KI von 22 % im Jahr 2023 auf 75 % im Jahr 2024 gestiegen ist, wobei mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden von positiven Auswirkungen auf ihre Produktivität und ihre Fähigkeit, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, berichtet.

Durch die Beseitigung von Engpässen wie etwa bei der Planung von Besprechungen, der Projektverfolgung, der Hervorhebung wichtiger Notizen, dem Abrufen von früheren Informationen und sogar bei Übersetzungen, setzt KI wertvolle Zeit frei. Und dies kommt genau zum richtigen Zeitpunkt, denn in einem beruflichen Umfeld, das von sich wiederholenden Aufgaben übersättigt ist, leistet KI hervorragende Arbeit, wo Vereinfachung und Klarheit vonnöten ist.

105 Minuten pro Tag Zeit für strategische Projekte

Es gibt bewährte Lösungen, die den Alltag von Wissensarbeitenden erleichtern: Universelle Suchen, die wichtige Dateien in Sekundenschnelle auffinden, sowie Tools, die Agenden mit KI optimieren und sogar Transkriptionen und Zusammenfassungen in Echtzeit erstellen. Die Zahlen sprechen für sich: Durch KI gewinnen Arbeitnehmende durchschnittlich 105 Minuten pro Tag, Zeit, die in kreativere und strategische Projekte investiert werden kann.

Andy Wilson, Senior Director, New Product Solutions bei Dropbox: "KI leistet genau dort hervorragende Arbeit, wo wir Vereinfachung und Klarheit brauchen." © Dropbox

Die Frage ist nicht mehr, ob diese Tools eingeführt werden sollten, sondern wie sie optimal genutzt werden können. Für welche Anwendungsfälle sind sie gut und mit welchem ROI? Die KI, die sich derzeit auf die Organisation und Verarbeitung von Informationen konzentriert, entwickelt sich zunehmend zu einem echten Assistenten, der Projekte strukturiert, Aufgaben zuweist und die Zusammenarbeit rationalisiert. KI stellt den Eckpfeiler einer erfolgreichen Transformation dar, indem sie Zeit freisetzt und Prozesse optimiert.

Weiterführende Links: Stepstone Umfrage; EY-Studie; AI Collaboration Report