Change ist kein Technikprojekt

Beim Planen von Reorganisationen wird zwar bedacht, dass die Strukturen und Prozesse mit der Strategie und den Zielen korrespondieren müssen. Kaum beachtet wird aber, dass sich in den Strukturen und Prozessen eines Unternehmens auch dessen Kultur widerspiegelt. Deshalb erfordern Veränderungen auf der Prozess- und Strukturebene auch Veränderungen auf der Kulturebene, also im Denken und Handeln der Mitarbeiter.

Changemanagement professionell aufsetzen

Die Reorganisation eines Unternehmens ist ein komplexer Change-Prozess, der weit über das Anpassen der Strukturen und Abläufe hinausgeht. Denn letztlich lautet das übergeordnete Ziel, die gesamte Organisation so aufzustellen, dass sie zukunftsfähig ist. Deshalb sind bei Projektplanung und -gestaltung einige wesentliche Aspekte zu beachten.

1. Eine Vision und Strategie entwickeln
Jede Reorganisation beginnt mit einer Vision, also einer Vorstellung davon, wofür das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft steht – zum Beispiel in drei Jahren. Diese Zielvorstellung sollte das Top-Management allen Betroffenen und Beteiligten in einer inspirierenden Sprache vermitteln; zum Beispiel mittels eines Storytellings, das auch die Dringlichkeit des Wandels verdeutlicht. Das erleichtert es, die angestrebten Veränderungen mitzutragen.

2. Den Status quo analysieren
Für das Planen einer Reorganisation müssen die Entscheider genau wissen, wo das Unternehmen aktuell steht. Also gilt es vorab, Stärken und Schwächen zu ermitteln und zu überprüfen, welche Prozesse, Technologien und Strukturen bereits zukunftsfähig sind und welche noch nicht. In diesen Prozess sollten auch Mitarbeiter und möglichst auch externe Experten integriert werden, um ein umfassendes Bild zu erhalten; denn jede Organisation hat blinde Flecken und „pain points“, über die keiner gerne spricht.

3. Strukturen und Abläufe systematisch erfassen
Bei einer Reorganisation sollen die Strukturen, Abläufe und Prozesse einer Organisation den neuen Zielsetzungen und veränderten Marktbedingungen angepasst werden. Entsprechend wichtig ist eine genaue Analyse der aktuellen Abläufe, um beispielsweise Engpässe und redundante Prozesse zu identifizieren. Tools wie Prozesslandkarten und Workflows helfen, die erforderliche Transparenz zu schaffen und zu ermitteln, welche Prozesse zum Beispiel schlanker gestaltet oder mit Hilfe der IT-Technik sogar automatisiert werden könnten.

4. Neue Technologien gezielt einsetzen und nutzen
Der Einsatz neuer Technologien ist ein entscheidender Hebel für erfolgreiche Umstrukturierungen. Dieser ist jedoch kein Selbstzweck: Er dient vielmehr dazu, die übergeordneten Ziele zu erreichen. Wie effektiv die Technik genutzt wird, hängt von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Und diese wird davon beeinflusst, wie kompetent sie sich im Umgang mit ihr fühlen. Deshalb sollte das Einführen neuer Technologien stets mit Weiterbildungsprogrammen verknüpft sein, die den Mitarbeitern die nötigen Kompetenzen vermitteln.

5. Mitarbeiter frühzeitig einbinden
Damit Reorganisationen erfolgreich sind, müssen sie von den Mitarbeitern mitgetragen werden. Deshalb sollten die Führungskräfte top-down in ihrem Umfeld eine Kultur der Mitsprache und -gestaltung kreieren. Ein frühes Einbinden der Mitarbeitenden zum Beispiel durch bereichsübergreifende Arbeitsgruppen steigert die Akzeptanz und hilft, Widerstände zu vermeiden. Zudem werden im Dialog mit ihnen oft wertvolle Ideen generiert, um Fallstricke im Projekt zu umgehen.

6. Erfolgsbarrieren in der Kultur abbauen
Strukturelle und technologische Veränderungen sind in der Regel leichter umzusetzen als kulturelle. Doch ohne eine passende Unternehmenskultur zeigen Umstrukturierungen und technische Innovationen meist nicht die erhoffte Wirkung. Entsprechend wichtig ist es, die kulturellen Barrieren zu identifizieren, die im Betriebsalltag dem Erreichen der Projektziele im Wege stehen und Widerstände produzieren. Dies können Führungskräfte unter anderem, indem sie im Dialog mit ihren Mitarbeitern, deren Ängste adressieren und darauf hinwirken, Vertrauen aufzubauen. Ein Vorleben der neuen Werte durch die Führungskräfte top-down ist ebenfalls entscheidend für den angestrebten kulturellen Wandel.

7. Ein proaktives Change-Management betreiben
Umstrukturierungen, die auch die Unternehmenskultur tangieren, erfordern ein professionelles Change-Management. Klare Kommunikationsstrategien, transparente Entscheidungen und Maßnahmen zur Akzeptanzförderung sind für ihren Erfolg unerlässlich. Wichtig ist zudem ein Change-Management-Team, das den Prozess koordiniert und im Betriebsalltag als Ansprechpartner für die Mitarbeiter inklusive Führungskräfte auf der operativen Ebene fungiert.

8. Die Führungskräfte „empowern“ und „supporten“
Die Vorgesetzten der Mitarbeiter sind bei Reorganisationen im Betriebsalltag die treibende Kraft im Wandel. Ihre Haltung und ihr Engagement entscheiden maßgeblich über den Erfolg des Projekts. Dabei gilt es zu bedenken: Jede Reorganisation bedeutet für die Führungskräfte Mehrarbeit und eine emotionale Mehrbelastung. Zudem plagen sie als Mitarbeitende der Organisation oft ähnliche Sorgen wie ihr Team. Trotzdem müssen sie die Zuversicht ausstrahlen „Wir schaffen das, wenn …“. Entsprechend wichtig ist ein Empowerment und Support der Führungskräfte beispielsweise durch Coaching und das Change-Management-Team.

9. Agil sein und flexibel bleiben
In einer von rascher Veränderung geprägten Welt sind
detailliert ausgearbeitete Pläne oft schnell überholt oder erweisen sich als (partiell) nicht zielführend – zum Beispiel aufgrund veränderter Rahmenbedingungen. Deshalb sollte bei den Reviews, die im Rahmen der Reorganisation stattfinden, auch überprüft werden, ob außer den Maßnahmen eventuell auch die Projektziele selbst einer Nachjustierung bedürfen. Wenn ja, sollte auch der Maßnahmenplan
modifiziert werden.

10. Als Top-Management am Ball bleiben
Oft beschließt das Top-Management eines Unternehmens zwar dessen Reorganisation, doch dann delegiert es die Projektverantwortung an ein Change-Management-Team oder einen Fachbereich wie den IT- oder HR-Bereich. Das mindert die Erfolgsaussichten. Denn das Engagement des Top-Managements ist für die Mitarbeiter ein zentraler Indikator dafür, welche Bedeutung die Unternehmensleitung einem Projekt beimisst. Deshalb sollte diese den Mitarbeitern im Projektverlauf immer wieder zeigen: Dieses Projekt hat eine sehr hohe Relevanz – zum Beispiel, indem die Top-Entscheider das Projekt in der firmeninternen Kommunikation immer wieder thematisieren und mit den Mitarbeitern über dessen Verlauf debattieren.

11. Neue Standards und Routinen etablieren
Wenn Unternehmen reorganisiert oder -strukturiert werden, sinkt in der Regel zunächst einmal deren Performance – auch weil viele Routinen, die die Mitarbeiter beim Arbeiten in den gewohnten Strukturen entwickelt haben, obsolet werden; Stattdessen müssen sie neue Verhaltensweisen zeigen. Das Entwickeln neuer Routinen erfordert Zeit. In dieser Übergangsphase müssen die Führungskräfte ihren Mitarbeitern mehr Unterstützung gewähren. Zudem müssen sie ihnen regelmäßig ein Feedback geben, inwieweit ihr Verhalten bereits den neuen Anforderungen entspricht, damit bei ihnen mit der Zeit wieder die Verhaltenssicherheit entsteht.

12. Erfolge kommunizieren und feiern
Die Unsicherheiten der Mitarbeiter verschwinden allmählich, wenn diese im Arbeitsalltag die Erfahrung sammeln: „Meine Anstrengungen sind von Erfolg gekrönt; alles bewegt sich in Richtung angestrebtes Ziel.“ Entsprechend wichtig ist es, Erfolge – individuelle und kollektive – zu kommunizieren, damit sich bei den Mitarbeitern das Gefühl verstärkt: „Ich / Wir schaffen das, wenn …“. Deshalb sollte man das Erreichen von Meilensteinen auch mit den Mitarbeitern feiern: als Zeichen der Wertschätzung der erbrachten Leistung und als Motivation, auf dem eingeschlagenen Weg fortzufahren.

Dr. Georg Kraus ist geschäftsführender Gesellschafter der ­Unternehmensberatung Kraus & Partner in Bruchsal. © Kraus & Partner

Die Reorganisation eines Unternehmens ist ein mehrdimensionaler Change-Prozess, der professionell gemanagt werden muss. Geschieht dies, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Unternehmen, die Herausforderungen meistert und auf seine Stärken vertrauend, voller Zuversicht in die Zukunft blicken kann.