Der vorgestellte Ansatz für eine erfolgreiche Auswahl von MES basiert auf einem mehrstufigen Vorgehen und liegt zwischen umfangreichen Fragenkatalogen mit tausend Kriterien und der persönlichen Empfehlung von Beratern und Consultants. Kernelemente bilden drei Stufen:

■ Vorbereitung und Grobdefinition mit Festlegungen von Ausschließlichkeiten und Ermittlung eines Kostenrahmens,
■ Vorauswahl der Anbieter,
■ Feinspezifikation und Endauswahl.

Die wichtigsten Aspekte in der Vorbereitungsphase betreffen die Defini­tion von Zielen, der Muss- beziehungsweise Ausschlusskriterien und das Erheben realistischer Kostenrahmen. Oft fällt bereits hier die grundsätzliche Entscheidung, ob ein Projekt weiter verfolgt oder „begraben“ wird. Bewährt haben sich Ansätze, die Ziele einer MES-Einführung in unmittelbar monetär wirksame und indirekt greifende Faktoren zu trennen. Dies erleichtert auch die Berechnung der Amortisationszeiten. Monetäre Ziele sind beispielsweise die Reduktion von Rüstzeiten an Maschinen und die Senkung der „Work-In-Progress“ durch kürzere Durchlaufzeiten. Schwer quantifizieren lassen sich dagegen die Verbesserung der Marktchancen durch kürzere Lieferzeiten sowie die Fehlervermeidung.

Überschätzt: Der Funktionsumfang einer Lösung ist nur eine von vielen Einflussgrößen, die bei Entscheidungen meist erheblich überschätzt wird. Andere Faktoren werden dagegen häufig zu wenig berücksichtigt.

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Um unnötigen Evaluierungsaufwand zu vermeiden, sollten möglichst früh jene Punkte vorab und klar definiert werden, die für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens zwingende oder K.o.-Kriterien darstellen. Gibt es MES-Anbieter, die prinzipiell ausscheiden, wie zum Beispiel outgesourcte IT-Unternehmen eines Mitbewerbers? Hier ist die Geschäftsführung gefragt. Die IT-Abteilung sollte Betriebssysteme, Datenbanken und Technologien nennen, die grundsätzlich für sie nicht in Frage kommen. Einkauf und Fachabteilungen sollten angeben, ob Unternehmensgröße, Firmenhistorie (Alter) und Standort-Nähe des Anbieters Ausschluss-Kriterien sind?

Bei der Ermittlung des Kostenrahmens muss sich das Projektteam beziehungsweise der Projektleiter rasch einen Überblick über die Leistungsfähigkeit moderner MES-Lösungen verschaffen, einerseits um keine unrealistischen Anforderungen zu stellen, andererseits um bisher nicht in Betracht gezogene Verbesserungspotenziale zu erkennen und in die Auswahl einzubeziehen. Die wesentlichen Eigenschaften des Systems sind in dieser Phase bereits einzugrenzen, jedoch noch ohne auf Details einzugehen. Ernsthafte Anbieter werden darauf hinweisen, dass erfahrungsgemäß in einer Feinspezifikation zusätzliche Anforderungen auftreten, die weitere Kosten bedingen. Auch Aufwendungen für Schulungen werden häufig unterschiedlich kalkuliert, meist am unteren Limit. Ein realistisches Budget berücksichtigt bei der Grobplanung mindestens 25 % Reserve.

Vorauswahl – Strategie und Technologie nicht vergessen

Steht am Anfang einer Evaluierung noch der Funktionsumfang einer Lösung im Vordergrund, sind es nach vier Jahren strategische Aspekte wie Releasefähigkeit oder Betriebssystemkompatibilität, die bei der Auswahl eines MES-Systems dominieren.

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Am Ende der ersten Phase sollte möglichst nur ein präferierter Projektpartner übrig bleiben, bei dem eine detaillierte Prüfung von Produkt und Unternehmen erfolgt. Die Evaluierung des Produkts sollte zwei Teile umfassen: die Prüfung der erforderlichen Funktionen und die Prüfung der zugrundeliegenden Produktstrategie. In der Regel sind die Fachabteilungen mit ihren oft relativ konkreten Vorstellungen für die Kontrolle der Funktionen prädestiniert. Allerdings haben die Systeme der führenden Anbieter einen vergleichbaren Funktionsumfang. Daher gilt es, die Abbildung der betrieblichen Spezifika entsprechend zu kontrollieren.

Auf diesen Punkt der Systemauswahl wird viel Zeit verwendet, weitaus mehr als auf die Strategie des MES-Lieferanten. So ergab eine Untersuchung der Firma Gartner, dass zum Kaufzeitpunkt die Funktionalität eines MES zu rund 80 % im Vordergrund stand. Die Strategie – bestehend aus der Beurteilung von Technologie und Lieferant – spielt anfangs nur eine untergeordnete Rolle. Nach drei Jahren Einsatzdauer einer Lösung halten sich beide Aspekte bereits die Waage und nach vier Jahren überwiegen eindeutig die strategischen Faktoren. Release-Fähigkeit und Betriebssystemkompatibilität sind eben nach fünf Jahren wichtiger als marginale Unterschiede beim Funktionsumfang. Folgende strategische Faktoren sind daher auf jeden Fall bei der System-Evaluierung zu beachten und zu gewichten:

■ Einhaltung weltweiter IT-Standards;
■ Integrationsfähigkeit in die bestehende ERP-Welt und Schnittstellen;
■ Individualisierung und Release-Fähigkeit des Systems.

Neben (Referenz-)Kunden des potenziellen Software-Lieferanten als Informationsquelle gibt es weitere „Hardfacts“ die sich relativ leicht feststellen lassen, etwa die finanzielle Solidität des Anbieters. Trotzdem ist es erstaunlich, wie viele Unternehmen hoch verschuldete Lieferanten mit strategischen IT-Projekten beauftragen und dann Schiffbruch erleiden. Folgende Fragen an den künftigen MES-Partner helfen, diese unangenehme Situation zu vermeiden:

■ Wo will das Unternehmen in drei Jahren stehen?
■ Wie lange arbeiten die möglichen Projektbetreuer schon im Unternehmen?
■ Wie lang ist die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter?
■ Welchen Anteil am Jahresumsatz hätte das Projekt?
■ Ist der Partner Hersteller der Lösung oder Vertriebspartner?

Feinspezifikation – Notausstieg inklusive

Spannungsfeld kundenspezifisch oder von der Stange: Je individueller das System ist, desto schwieriger wird langfristig ein Release-Wechsel.

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Sehr aufschlussreich können auch Einblicke in die Programm-Dokumenta­tion und das Pflichtenheft eines ähnlichen Projektes der noch in Frage kommenden Anbieter sein. Weiter sollte der MES-Anbieter in dieser Phase das mögliche Projektteam – und die Referenzen dieser Mitarbeiter – benennen und vorstellen.

Erst nach der endgültigen Auswahl beginnt die gemeinsame, kostenpflichtige Erstellung eines Pflichtenheftes – ein Ausstieg aus dem Projekt bei unerwarteten Problemen sollte hier noch immer möglich sein. Parallel zum Pflichtenheft, oder als nächster Schritt, kann eine Pilot-Installation erfolgen, um das System räumlich und zeitlich begrenzt zu testen. Selbst zu diesem Zeitpunkt sollte es noch eine Ausstiegsklausel geben.

Autor: Herbert Parnreiter ist Geschäftsführer der Firma Industrie Informatik in Linz.