In ihrer aktuellen Studie 'Managing Your Scarcest Resource' hat die internationale Managementberatung Bain & Company das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht. Das Ergebnis zeigt, dass Zeit in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet wird. "Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen", fasst Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company, die Ergebnisse einer aktuellen Studie zusammen.

Die wenigsten Firmen könnten heute dokumentieren, womit Topmanagement und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, behauptet Bain. Und holt das mit seiner Studie nun nach. Das Ergebnis: Führungskräfte in Konzernen erhalten heute 30.000 E-Mails pro Jahr. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Die Abarbeitung dieser Flut macht rund einen Arbeitstag in der Woche aus.

Ein zweiter großer Zeitfresser sind Meetings, die laut Bain-Studie "häufig nur aus reiner Gewohnheit stattfinden". Jährlich gehen dafür rund 15 % der Arbeitszeit drauf – ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen des gesamten Topmanagements dafür summieren sich zum Teil auf 7.000 Stunden pro Jahr. Addiert man die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzu, fallen sogar insgesamt 300.000 Stunden an.

Mit der Besprechungs-Wut in Konzernen nimmt auch deren Boykott, oder das wie es Bain nennt, "kontraproduktive Konferenzverhalten" der Teilnehmer zu: In einem der untersuchten Unternehmen haben 20 % der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60 Millionen US-Dollar verloren. Dies sind 20 % der Gesamtkosten aller Meetings. Beginnt eine Sitzung nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies etwa 8 % der Kosten, die für dieses Meeting anfallen.

Was tun? Hilft Ermahnen? Laut Dr. Ebong sind heutige Zeitmanagementsysteme an sich unzureichend. "Die meisten sind auf einzelne Handlungen fokussiert. Sie empfehlen Mitarbeitern beispielsweise, Besprechungen sinnvoll auszuwählen und E-Mails auf das Notwendigste zu beschränken." Laut Ebong müssen sie aber so konzipiert sein, dass die Zeit als ebenso knappe Ressource gewertet wird wie Kapital – und auch ebenso umsichtig gemanaged wird.

Personalberaterin Renate Schuh-Eder aus Baldham bei München hat ihr Beratungsgeschäft aufgrund ähnlicher Erfahrungen kürzlich erweitert. Sie bietet nun gezieltes "Business-Sparring" für Mitarbeiter und Führungskräfte an, um ihnen, wie sie sagt, "mehr Effektivität im Büroalltag und damit im Endeffekt mehr Freizeit" zu schenken.

Die Ergebnisse der Studie wundern sie nicht. Das Wissen über solche Zeitfresser sei ja durchaus da, die Gegenmaßnahmen auch, "unzählige Bücher und Trainings liefern uns seit vielen Jahren perfekte Tools und Wege um unser Zeitmanagement effektiver zu gestalten. Nur: Keiner tut es. Und schon gar nicht mit nachhaltiger Wirkung", so Schuh-Eder. Ähnlich wie bei Schlankheits-Diäten und Fitnessprogrammen gehe es um das "konkrete Doing", weiß die Beraterin. Und auch um das Miteinander. Denn einer alleine werde in einem Unternehmen nur rudimentär E-Mail-Kommunikation, Besprechungswesen usw.  verändern können.

Auf der folgenden Seite nennt die Unternehmensberatung Bain&Company die acht größten Fehler im Zeitmanagement und wie sie vermieden werden können:

Die acht "Todsünden" im Zeitmanagement

1. Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
2. Zeit kostet nichts: Für jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
3. Aus jeder Idee ein Projekt machen: Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
4. Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
5. Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
6. Entscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
7. Konferenzzeit ist Freizeit: Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings wann immer möglich vorzeitig beenden.
8. Sinnlose Zeitinvestitionen: Die für Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann auch nicht gemessen werden.