Geschäftsprozesse zu automatisieren ist längst kein Novum mehr. Lösungen wie ‚Robotic Process Automation‘ übernehmen bereits punktuelle Aufgaben und sollen zur Unternehmenseffizienz beitragen. Doch um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss die Automatisierung über einzelne Aufgaben hinausgehen und Geschäftsprozesse End-to-End abdecken. Eine Aneinanderketten einzelner Insellösungen zur Task-Automatisierung reicht dafür nicht – es erfordert eine prozessorientierte Denkweise, und mit ihr die entsprechende Kompetenz. Sinnvoll ist deshalb, eine beratende Instanz in Sachen Automatisierung und Orchestrierung im Unternehmen aufzubauen, um alle Organisationseinheiten und Projekte bei der Prozessautomatisierung zu unterstützen. Dazu dient ein Kompetenzzentrum oder ‚Center of Excellence‘ (CoE), mit dessen Hilfe Projekte für Prozessorchestrierung und -automatisierung erfolgreicher werden.

Lernprozesse anstoßen

Der Schwerpunkt eines CoE ist es, Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu befähigen, Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Dafür stellt das CoE die Technologien bereit und das Wissen, wie man diese anwendet. Kompetenzzentren haben einen tiefen Einblick in viele Automatisierungsprojekte im Unternehmen. Häufig kennen sie die Schwierigkeiten, auf die andere Projektteams bereits gestoßen sind und die typischen Fehler, die bei Konzeption und Umsetzung gemacht werden.
Ein CoE ist also in der Lage, den Lernprozess eines jeden Projektes zu beschleunigen. Es sorgt dafür, dass das gesamte Unternehmen aus einzelnen Erfahrungen lernt. Hierdurch entsteht nach Gründung des CoE eine kontinuierliche Verbesserung, die dabei hilft, die Implementierungsgeschwindigkeit neuer Initiativen drastisch zu erhöhen. Ein CoE sollte deshalb an allen Phasen des Projektlebenszyklus beteiligt sein. Dies beginnt bei den ersten Vorüber-legungen und dem Anforderungsmanagement, über die Auswahl der geeigneten Automatisierungs-Tools bis hin zum Design und der Implementierung der Prozesse.

Helfer und Berater

Wie genau ein Center of Excellence aussieht, variiert je nach Unternehmen. Grob lassen sich CoE in zwei Kategorien einteilen:

• Ein zentralisiertes CoE wird von den verschiedenen Geschäftsbereichen im Unternehmen beauftragt, Automatisierungsprojekte umzusetzen.
• Ein dezentralisiertes CoE befähigt die verschiedenen Geschäftsbereiche im Unternehmen dazu, Projekte zur Prozessautomatisierung eigenständig umzusetzen. Hierfür stellt es Beratung, Schulungen und Anleitungen bereit.

Mitunter kommt es auch vor, dass ein Kompetenzzentrum im Unternehmen zentralisiert anfängt, erste Automatisierungsprojekte übernimmt, dabei Learnings und Best Practices etabliert, und dann zu einem dezentralisierten CoE übergeht, um zu skalieren.
Ob zentralisiert, dezentralisiert oder hybrid – es gibt keine Einheitsgröße für alle Gelegenheiten. In einigen Unternehmen besteht das CoE nur aus wenigen Personen, die lediglich als Berater auftreten. Andere haben es als Serviceeinheit gestaltet, die zum Beispiel eine Automatisierungsplattform als Managed Service intern betreibt. Das CoE bildet für alle Automatisierungsprojekte die Blaupause für eine standardisierte Umsetzung im ganzen Unternehmen. Die Projektteams sollten nicht das Rad neu erfinden müssen, sondern durch Best-Practices in der Lage sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – kontinuierlichen Business Value durch erfolgreiche Projekte zu erzielen.

Die fünf Aufgabenbereiche eines CoE

Der genaue Aufbau der Aufgaben eines CoE und ihre Gewichtung hängt stark von der Struktur des Unternehmens ab. Je nach Branche und je nach Unternehmensstruktur können einige Aufgaben mehr oder weniger im Fokus stehen. Die fünf grundsätzlichen Verantwortungsbereiche eines CoEs für Prozessautomatisierung umfassen:

• Technische Services: Das CoE stellt die benötigten Tools bereit, um Prozesse zu modellieren, zu implementieren, zu automatisieren und zu optimieren. Beispiele hierfür sind Lösungen für Process Mining, RPA, eine Orchestrierungsplattform und weitere Akzeleratoren wie etwa vorkonfigurierte Konnektoren.
• Planung und Durchführung: Abhängig von der Struktur des Unternehmens und des CoE kann dies direkt im CoE (zentralisiert), durch Unterstützung des CoE in einem Projektteam (dezentralisiert) oder auf hybride Weise geschehen.
• Wissensmanagement und Fortbildung: Das CoE sammelt und teilt Fachwissen und bewährte Praktiken – etwa über eine Wissensplattform –, bietet darüber hinaus Weiterbildungsprogramme an oder verbindet Anwender in einer Community of Practice.
• Interne Vermarktung: Durch die Nutzung von internen Marketing-Instrumenten wie Blogs, Events und Newslettern fördert das CoE den Übergang zu einer prozessorientierten Denkweise im Unternehmen und zeigt erzielte Erfolge auf.
• Governance: Das CoE sorgt auch für die IT-Governance, um die IT-Architektur zu standardisieren und zu regulieren. Dies kann von einfachen Ratschlägen bis hin zu strengen Richtlinien durch Architektur-Gremien variieren.

Akzeptanz für das CoE

Ein CoE sollte ein strategisches Thema im Unternehmen sein, das mit den
nötigen Ressourcen ausgestattet ist und vom obersten Management unterstützt wird. Um unternehmensweit Akzeptanz zu bekommen, ist es wichtig, dass ein CoE mit den täglichen Herausforderungen der Fachbereiche und der Teams, die es unterstützt, vertraut ist, kontinuierlich Feedback einholt und sich darauf basierend weiterentwickelt. Zudem sollte das CoE die durch Automatisierung erzielten Mehrwerte aufzeigen können – auch dadurch wird Akzeptanz und Vertrauen geschaffen und der Einfluss und Wirkungsbereich eines CoE wächst damit von ganz allein.

Leon Strauch, Camunda

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Der Autor Leon Strauch ist Senior Customer Success Manager bei Camunda.