Der Notleuchten-Hersteller Gessler aus Rodgau war auf der Suche nach einem neuen ERP-System, das die oben genannten Anforderungen erfüllt, zusätzlich die eng verzahnten Geschäftsprozesse des Unternehmens abbildet und steuert und sich dabei trotzdem leichtgängig ändern lässt. Notleuchten - im sperrigen Beamtendeutsch heißen sie Rettungszeichenleuchten - dürfen in keinem öffentlichen Gebäude fehlen.

Je nachdem, ob sie in einem Schwimmbad, in einem Bürogebäude oder in Produktionshallen und Kühlhäusern angebracht sind, müssen sie Feuchtigkeit oder auch extremen Temperaturen standhalten. Hinzu kommen die vielfältigen Design-Aspekte und baulichen Gegebenheiten (Anbringung an Wand, Decke, Anzahl Bohrungen etc.), welche die Bauweise der Leuchten beeinflussen. Entsprechend viele Varianten gibt es. Damit die Montage dennoch reibungslos funktioniert, bedarf es sowohl einer effektiven Kopplung der internen Geschäftsprozesse untereinander als auch mit den Zulieferern.

Genau genommen besteht das Unternehmen aus zwei Firmen: der Gessler GmbH, die sich um Einkauf, Bestellwesen, Vertrieb, Handel, Produktion, Lager und Versand aller Produkte kümmert, und der Gessler Services GmbH; deren Aufgabe umfasst das komplette Service-Management, sprich: Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Reparatur der Leuchten sowie die Einsatzplanung aller Servicetechniker im Außendienst. Hinzu kommen zwei Produktionsstandorte in der Nähe von Freiburg und im thüringischen Schleusingen. Aus dem „Firmengeflecht" leitet sich bereits das erste wichtige Kriterium für die Auswahl des ERPSystemlieferanten ab: die Intercompany-Fähigkeit.

"Wir woltlen eine durchgängige Projektverwaltung."

Marcel Leibenath, Leiter IT beim Notleuchten-Hersteller Gessler in Rodgau: „Ursprünglich waren elf ERP-Anbieter in der Auswahl, zum Schluss noch Microsoft mit Dynamics NAV, SAP mit R/3 sowie Business One und eben Godesys.“

© Gessler

Gessler benötigte ein System, das die gesamte Warenwirtschaft und das Service-Management der beiden Gesellschaften inklusive Außenstellen und Fertigungsstandorte abbilden kann. „Wir wollten eine durchgängige Projektverwaltung, von der Ausschreibung über die Angebotserstellung, Produktion und Abwicklung bis hin zur Service-Verwaltung", betont Marcel Leibenath, IT-Leiter bei Gessler.

Daher muss das ERP-System nicht nur mehrere Mandanten und Standorte beherrschen, sondern zusätzlich die internen Geschäftsbeziehungen automatisiert abwickeln. Beispielsweise führen eingehende Kundenaufträge automatisch zu entsprechenden Aufträgen in den nachgeordneten Mandanten, das heißt bei den jeweiligen Firmen. Dabei werden Materialbestände und Preise gemäß den mit dem Wirtschaftsprüfer vereinbarten Richtlinien automatisiert zwischen den rechtlich getrennten Unternehmen verrechnet.

Ein Auftrag bei Gessler führt daher zu einem Installationsauftrag bei Gessler Services. Und wenn sich ein Liefertermin verschiebt, ändert sich umgehend die Disposition in der Produktion. Nur ein kleiner Teil der Leuchtenfertigung erfolgt im eigenen Haus. „Der Großteil der Arbeit in der Produktion wird noch von Hand erledigt", so IT-Leiter Leibenath. Rund zehn Mitarbeiter sind damit beschäftigt, die vielen Leuchtenvarianten aus dem mehrere tausend Teile umfassenden Materialpool zusammenzustellen und zu montieren.

Abgesehen von einigen Automaten für die Kabelkonfektionierung werden die Einzelteile zusammengesteckt. Dazu Leibenath: „Im Prinzip keine schwere Arbeit, bei der Vielfalt an zu verbauenden Teilen steckt der Teufel aber im Detail."

Fast alles entsteht in Einzelfertigung

Mit dem Variantenkonfigurator im ERP-System hat der Notleuchten-Hersteller Gessler die vielen Bauformen im Griff.

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Der Artikelstamm umfasst exakt 4708 Teile, die etwa 20 Hauptlieferanten und weitere 300 Firmen, von denen Gessler mehr oder weniger sporadisch Ware bezieht, bereitstellen. Die Elektronik steuern lediglich vier Vorlieferanten bei, welche die Baugruppen nach den Vorgaben von Gessler produzieren und termingerecht anliefern.

Da es nur ganz wenige Standardprodukte gibt, entsteht fast alles in Einzelfertigung: Eine Leuchte mit etwa 20 Einzelteilen kann in bis zu 40 verschiedenen Bauformen produziert werden. Die unmissverständliche Darstellung aller Einzelteile, Produktvarianten und der sich daraus ergebenden Produktvielfalt war eine weitere Anforderung an das ERP-System. Damit es bei den vielen Varianten keine Verwechslungen gibt, steuert das ERP-System gewissermaßen den Zusammenbau.

„Auf F7 liegt der Variantenkonfigurator, mit dem sich die Montage-Art, Elektronik und die Pfeilrichtung des Piktogramms festlegen lässt", so Leibenath. Hier kommt es darauf an, ob die Leuchte an der Wand oder an der Decke befestigt wird, wie das Gehäuse beschaffen ist, in welcher Umgebung die Leuchte zum Einsatz kommt und ob der Fluchtweg-Pfeil nach rechts, links, oben oder unten zeigen soll.

Auftragsbestätigung löst Kettenreaktion aus

Endmontage und Lager in einem: Die fertigen Leuchten werden sofort mit allen Versandunterlagen verpackt und täglich vom Paketdienst abgeholt.

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Sobald ein Auftrag angelegt ist, wird - vom System angestoßen - in der Buchhaltung das Kreditlimit des Kunden überprüft. Erst wenn von dort „grünes Licht" kommt - das dauert nur wenige Minuten - druckt das ERP-System die Auftragsbestätigung, die wiederum eine Kettenreaktion auslöst: Sämtliche Zukauf-Teile werden dem Einkauf gemeldet. Ebenso erhält die Produktion Informationen darüber, welche Teile zu fertigen sind, beispielsweise die Bleche für die Endmontage, auf denen die Klemmen, Steckverbinder und Elektronikmodule montiert werden.

In der Produktion erfolgt ein Abgleich der Bestellung mit dem Lagerbestand, auf dessen Basis eine Vorschlagsliste der zu fertigenden Produkte erstellt wird. Diese Liste geht an die Fertigungsdisposition. Sollten bestimmte Bauteile fehlen, wird wiederum automatisch eine weitere Einkaufsliste erstellt. Stehen alle notwendigen Teile zur Verfügung, generiert das ERP den Fertigungsbeziehungsweise Montage-Auftrag.

Nachdem alle Leuchten oder Notlichtsysteme eines Auftrags zusammengebaut sind, erfasst das System den Auftrag als abgearbeitet. Anschließend ordert das ERP den Druck aller Etiketten mit Auftrags- und Artikelnummer, Artikel-Bezeichnung, Spezifikationen und Spannungshinweisen. Die fertigen Leuchten werden nun auf den so genannten Packtisch gebucht und alle benötigten Teile vom Lagerbestand abgezogen. Mit dem Ausdruck des Lieferscheins bucht die Software den Bestand wieder vom Packtisch ab und kennzeichnet den Auftrag als versandfertig. An den entsprechenden Arbeitsplätzen werden die Leuchten in Kartons verpackt, gewogen und das Versandgewicht im ERP hinterlegt.

Auftragsbezogene Fertigung mittels Godesys-Modul SO: Bizcon

Über das Godesys-Modul „SO: Bizcon" werden alle Versandinformationen wie Packzettel und Paketaufkleber als XML-Datei an den Paketdienst UPS gesendet, der dem Paket eine individuelle Tracking-Nummer zuweist und die XML-Datei mit dieser Zusatzinformation an Gessler zurücksendet. „Diese Vorgehensweise ermöglicht uns eine rein auftragsbezogene Fertigung, quasi von der Produktion über den Packtisch auf die Euro-Palette", so Leibenath. Außerdem spart dieser Ablauf die teure Lagerhaltung bereits produzierter Waren, da UPS die fertigen Leuchten täglich abholt.

Werden größere Schränke oder Baugruppen ausgeliefert, ergeht rechtzeitig ein Einsatzbefehl an den zuständigen Servicetechniker, der die Geräte installiert und in Betrieb nimmt. Dazu Leibenath: „Wir führen die Mitarbeiter intern als Ressourcen und können sie daher wie Güter und Dienstleistungen im ERP planen." Umgesetzt wird das mittels grafischer Zeittafeln, die Einsatzorte und -zeiten darstellen. Rund 200 000 Leuchten und 1000 Notlicht-Systeme verlassen pro Jahr die Gessler-Werke - mit ihnen tausende Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine. Und natürlich ist auch die Finanzbuchhaltung mit der Warenwirtschaft verzahnt, geht es doch neben der reinen Rechnungsstellung und dem Mahnwesen darum, Umsätze, Kosten und Erträge richtig zuzuordnen.

Die Software der Firma Godesys hat hier für mehr Transparenz in den Zahlen gesorgt, da doppelte Datenerfassungen erkannt und damit auch Fehlerquellen eliminiert werden konnten. Da während des Projekts ein Versionswechsel bei Godesys anstand, konnte Gessler als Beta-Anwender seine Verbesserungsvorschläge in das Release 5.3 einbringen. Insgesamt arbeiten bei Gessler 40 Anwender mit der Software. Als Pluspunkt sieht Leibenath die problemlose Anpassungsfähigkeit. Ein Vorteil, der Zeit und Kosten spart: „Wir konnten die Software einführen, ohne vorher bis ins Detail zu wissen, wie wir später damit arbeiten." Meist zeigt sich erst in der Praxis, an welchen Stellen noch Anpassungen notwendig sind.