Die zuverlässige und umfassende Abbildung aller relevanten Geschäftsabläufe entscheidet über den technischen und wirtschaftlichen Erfolg von Projekten. Diese Problematik wurde bei dem international agierenden Ingenieurunternehmen Müller-BBM mit wachsender Mitarbeiterzahl immer deutlicher: Die bisherige Lösung wurde den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht; technisch war die Plattform ausgereizt und erforderte einen hohen Pflegeaufwand. Hinzu kam die teilweise mehrfache Datenhaltung.

Norbert Suritsch, Geschäftsführer von Müller-BBM: „Für unsere technischen Mitarbeiter brauchten wir ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sich tagesaktuell die Projektdaten an jedem PC und an jedem Standort abrufen lassen.“

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Ebenso fehlten Schnittstellen zur Stammdatenverwaltung (Adressen) und Finanzbuchhaltung. Daher entschied sich das Ingenieurbüro, die Business-Software Info- Center der Firma Staware an ihren zehn Standorten mit insgesamt 350 Mitarbeitern einzuführen. Die ERP-Software ist mit ihren durchgängigen Prozessen auf die Anforderungen von Ingenieur- und Planungsbüros spezialisiert und umfasst sowohl die Informationsverteilung und das Vorgangs- beziehungsweise Dokumentenmanagement als auch die kompletten kaufmännischen Funktionen wie Kalkulation, Projektplanung und -steuerung sowie Zeiterfassung inklusive Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungslösungen.

Das Ingenieurunternehmen benötigt für die Abwicklung seiner Projekte ein System, das alle Prozesse abbildet, beispielsweise die Verwaltung von Adressen, Aufträgen und Terminen sowie der Zeiterfassung. Zusätzlich muss ein effizientes Projekt- Controlling möglich sein: Liegen die Kosten noch im Budgetrahmen und entsprechen sie den bislang erbrachten Leistungen? Welcher Mitarbeiter hat seine Teilaufgaben komplett und ohne Fehler erledigt? Welche Dokumente wurden erstellt und an Projektbeteiligten weitergeleitet?

Voraussetzung für die Kontrolle dieser Aspekte ist ein funktionierendes und zuverlässiges Dokumentenmanagement. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden daher zentral erfasst, archiviert (Datenbank, EML oder MSG-Format von Outlook) und in die jeweiligen Projekte und Arbeitsprozesse integriert. Mitarbeiter können die E-Mails per Drag&Drop mit dem jeweiligen Projekt verbinden.

Zudem lassen sich die Mails über Posteingangsregeln automatisch zuordnen. Alle an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter haben somit nicht nur jederzeit Zugriff auf die gesamte externe und interne Kommunikation, sie können die E-Mails auch nach beliebigen Kriterien filtern (Projektnummer, Volltext, Absender, Datum, Indexsuche etc.). „Anstatt einer doppelten Datenhaltung sind jetzt alle relevanten Abläufe im Projektgeschäft transparent", umschreibt Norbert Suritsch, Geschäftsführer von Müller-BBM, die Vorteile der ERP-Software.

Projektplanung inklusive

Die als Client/Server-Lösung konzipierte Software läuft auf einer Oracle-Datenbank und stellt den Projektleitern alle notwendigen Werkzeuge für Kalkulation, Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, interne Budgetierung, Kostenerfassung, Controlling und Abrechnung zur Verfügung.

Planungs- und Ingenieurbüros brauchen eine Lösung, die das Projekt- und Datenmanagement mit den kaufmännischen und technischen Tools verbindet.

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Sowohl der Projektplan als auch der Status einzelner Aufgaben und Vorgänge innerhalb eines laufenden Projekts lassen sich in sogenannten Gantt-Diagrammen darstellen. Zusätzliche Aufgaben können darin per Drag&Drop eingefügt oder laufende Arbeitsschritte umdisponiert werden. Die integrierte Feinplanungsfunkion der Software aktualisiert dabei die zeitliche Abfolge aller Aktivitäten.

Auf diese Weise ist der Projektleiter immer über den Projektfortschritt informiert und Engpässe und/oder Terminüberschreitungen werden sichtbar, beispielsweise wenn sich die Anforderungen des Kunden während des Projekts ändern. Die Software verteilt die notwendigen Arbeitsvorgänge auf die Projektlaufzeit und prüft gleichzeitig, ob der geplante Endtermin erreichbar ist.

Ein Vorteil der Staware-Lösung ist, dass der Projektleiter die erledigten Arbeitsschritte nicht per Hand markieren muss: Die Stati aller Vorgänge werden von dem jeweiligen Mitarbeiter eingepflegt. Dies erlaubt bei geänderten Kennzahlen oder Verzögerungen eine flexible Neuplanung mit Zeiterfassung und Anzeige der Ressourcenauslastung sowie des Projektfortschritts und der Kostenentwicklung.