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Elektronischer Datenaustausch: Das Zusammenspiel von EDI und ERP

Fortsetzung des Artikels von Teil 3.

Eingabefehler minimieren

Entscheidend für die Effizienz der Prozesse ist das Zusammenspiel der externen EDI-Prozesse mit den internen Prozessen des ERP-Systems. Der Auftraggeber bestellt mittels ‚EDIFACT Order‘, die Bestellung wird konvertiert und in das ERP-System importiert. Um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden und die Vorteile von EDI so gut wie möglich ausnutzen zu können, werden die Bestelldaten übernommen und eine sofortige Bestellbestätigung generiert. An der Bestellbestätigung können sowohl der ERP-Benutzer als auch der zuständige Sachbearbeiter noch Änderungen vornehmen. Anschließend wird die Bestellbestätigung elektronisch vom EDI-Konverter in eine EDIFACT ORDRSP-Nachricht (Order Response) übersetzt und zugestellt.

Vor dem Versand der Ware ist an den Geschäftspartner ein Lieferavis zu übermitteln. Auch hier werden die Daten zur Vermeidung doppelter Dateneingabe aus der Bestellbestätigung übernommen. Im Anschluss übernimmt der EDI-Dienstleister die Konvertierung und Zustellung. Am Ende stehen die Erstellung der Rechnung auf Basis der Lieferavis-Daten und deren Übermittlung an den Geschäftspartner. Die ursprüngliche Bestellung wird dabei schrittweise und chronologisch zur Rechnung verfeinert. Die Datenübernahme erfolgt aus dem darüber liegenden Dokument, auch Turnaround-Verfahren genannt. Voraussetzung für das Turnaround-Verfahren ist die entsprechende Umsetzung der Prozesse im ERP-System.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Wahl eines geeigneten EDI-Dienstleisters, der die notwendigen Konvertierungen vornimmt. Zwei verschiedene Methoden stehen hierfür zur Verfügung: Zunächst kann ein eigener, lokaler EDI-Konverter angeschafft werden, den ein Dienstleister zur Verfügung stellt. Externe Dienstleister können allerdings auch die komplette Abwicklung des EDI-Transfers übernehmen.

Die Anschaffung eines eigenen lokalen EDI-Konverters lohnt sich nur für Unternehmen, die ein hohes Maß an technischem Know-how zur Verfügung haben. Zusätzlich zum lokalen Konverter ist noch ein eigener EDI-Dienstleister zu beauftragen, der die Anbindung der Geschäftspartner über die geforderten Protokolle vornimmt (AS2, X.400, OFTP oder SFTP). Ein lokaler Konverter erzeugt allerdings auch Kosten, die im fünfstelligen Bereich liegen. Bei größeren Zulieferbetrieben können die Kosten sechsstellig ausfallen, wobei neben der Anschaffung noch jährliche Wartungskosten hinzukommen. 

Führt ein externer Dienstleister die EDI-Prozesse durch, ­übernimmt er neben der Datenkonvertierung gleich die Daten­übermittlung an die einzelnen Partner. Im Unterschied zu einem lokalen Konverter fallen keine hohen Einmalkosten für die Beschaffung oder Wartung des Konverters an – bezahlt wird nach Leistung. 

Verpflichtender VDA-Standard für EDI

Den besonderen Ansprüchen der Automobilindustrie, die sich beispielsweise aus der Just-In-Time- und Just-in-Sequence-Produktion ergeben, tragen die EDI-Standards Rechnung, die der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) bereits ab 1977 entwickelt hat. Die aktuellen Fixed-Length VDA-Standards werden allerdings sukzessive durch EDIFACT-Dokumenttypen abgelöst. Dazu verabschiedet der VDA Empfehlungen, wie sich Dokumenttypen mit Hilfe von EDIFACT-Nachrichten abbilden lassen. Nichtsdestotrotz sind auch die bisher verwendeten VDA-Nachrichtentypen immer noch in Verwendung, ohne ein definitives Enddatum.

Autor:
Christian Bieblist Geschäftsführer von Planat.