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Elektronischer Datenaustausch: Das Zusammenspiel von EDI und ERP

Fortsetzung des Artikels von Teil 2.

ERP-Software mit EDI nutzen

Ohne ein ERP-System, welches strukturierte Daten importieren und exportieren kann, gestaltet sich die Umsetzung von EDI schwierig. Wenn auch die EDI-Nutzung mit nur einem System für Finanzbuchhaltung oder Dokumentenmanagement grundsätzlich möglich ist, so empfiehlt sich ein solcher Ansatz vor dem Hintergrund der anfallenden Medienbrüche nicht. Zwar gibt es auch Lösungen auf Basis von WebEDI; diese eignen sich allerdings nur für geringe Belegvolumen – und damit nur für sehr kleine Unternehmen mit wenig Stückelung.

Schematischer Ablauf des EDI-Transfers Bildquelle: © Dmitry - stock.adobe

Schematischer Ablauf des EDI-Transfers vom sendenden zum empfangenden Unternehmen. Im Automotive-Bereich wird ein Netzwerk-Protokoll zur direkten elektronischen Datenübertragung genutzt, basierend auf der Empfehlung 4914/2 des Verbands der Automobilindustrie.

Kern einer jeden EDI-Anbindung an ein ERP-System ist der Import und Export von strukturierten Daten. Die entsprechende Schnittstelle in einem ERP-System ist für die Verarbeitung von externen Daten zuständig. Üblicherweise erfolgt die Datenübergabe an einen EDI-Konverter, welcher die weitere Verarbeitung der Daten übernimmt. Die Datenübertragung an den EDI-Konverter kann dabei auf verschiedene Weise erfolgen, beispielsweise per SFTP-Server oder über eine direkte API-Integration. Der EDI-Konverter nimmt die exportierten Daten entgegen, konvertiert sie, der Empfänger nimmt die Datei entgegen und importiert sie in das eigene System über seine EDI-Lösung. Sobald also die Frage der Import-/Exportschnittstelle geklärt ist, gilt es im Detail zu untersuchen, welcher Datenumfang über die Schnittstelle im- und exportierbar ist.

Je nach Geschäftsverbindung und Branche sind unterschiedliche Arten von Daten in den EDI-Daten zu erwarten. Um beispielswiese eine Rechnung gemäß EDIFACT zu erstellen, sind die folgenden Felder notwendig: GLN (Global Location Number) des Senders des Dokuments, GLN des Empfängers des Dokuments, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Nummer der dazugehörigen Bestellung, Datum der dazugehörigen Bestellung, Nummer und Datum des dazugehörigen Lieferavis, Rechnungspositionen sowie der Rechnungsbetrag inklusive Netto- und Bruttowerten.

Lagerhaltung in der Automobilindustrie Bildquelle: © zapp2photo - stock.adobe

Lagerhaltung in der Automobilindustrie: QR-Codes ermöglichen die automatisierte Zuordnung der verpackten Einzelteile.

Eine Besonderheit kommt allerdings im festen Zulieferverhältnis in der Automotive-Branche hinzu. Bestehen feste Lieferantenverträge, müssen die Rechnungen zusätzlich mit einer Abkommensnummer versehen sein. Der EDI-Konverter kann diese Form der Rechnung nur dann erzeugen, wenn auch alle vom Auftraggeber geforderten Daten im Exportformat des ERP-Systems enthalten sind. Zudem müssen relevanten Stammdaten im ERP-System gepflegt werden. Denn bei mangelhafter Pflege aufgrund von Unzulänglichkeiten im ERP-System kann der Export nicht korrekt arbeiten.