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Wann braucht ein Gründer externe Dienstleister?

12. Dezember 2007, 10:47 Uhr   |  Christine Demmer, Markt&Technik

Wann braucht ein Gründer externe Dienstleister?

Selbstständig zu sein heißt für viele, alles selbst und ständig tun zu müssen. Entlastung versprechen Mitarbeiter und externe Dienstleister. Aber die Kosten dafür belasten auch. Welche davon braucht man überhaupt?

Weil sich viele Jungunternehmer am Anfang tatsächlich doppelt und dreifach mit Gründungsaufgaben und der Verwaltung herumschlagen, bei ungewohnten Aufgaben selten durchblicken, oft an sich zweifeln und im Grunde genug damit zu tun haben, das Geschäft in Gang zu setzen, haben Dienstleister häufig leichtes Spiel. Jeder Gründer kennt das: Kaum ist sein Unternehmen im Handelregister eingetragen, prangt ein Firmenschild an der Haustür und ein zweispaltiger Eintrag in den Gelben Seiten, flattern ihm Offerten von unzähligen dienstbaren Geistern in die Eingangspost. Unternehmensberater bieten Hilfestellung bei der Projektplanung an, Personalberater schaffen jedes gewünschte Talent herbei, Werbe- und PR-Berater stellen auf der beiliegenden Präsentation den durchschlagenden Markterfolg in Aussicht, Zeitarbeitsunternehmen winken mit Aushilfskräften, Werbemittelgestalter raten zu umgehenden Marketingaktivitäten, weil die die Konkurrenz ja nicht schläft. Kernbotschaft sämtlicher Verführungsversuche: Der Unternehmer solle sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren - die Leistungserbringung und den Vertrieb. Für alles andere gäbe es Experten, die gegen Bezahlung gern in die Bresche springen wollten.

Auf die meisten kann man aber getrost verzichten, Ausnahme: ein guter Steuerberater. Gerade am Anfang ist er nicht mit Gold aufzuwiegen. Schließlich hat die oder der in der Ausbildung all das gelernt, was in den technischen Fakultäten meist nur als Randerscheinung daherkommt: Buchhaltung, Investitionsrechnung, Finanzierung, strategische Planung. Nicht zu vergessen: Steueroptimierung.

Fachleute werden tatsächlich gebraucht
Angesichts des verästelten Steuerrechts in Deutschland werden diese Fachleute tatsächlich gebraucht. Die Kosten dafür bringen einen Freiberufler oder Ein-Mann-Unternehmer auch nicht gleich an den Bettelstab. Jedenfalls dann nicht, wenn sich die Dienste des Steuerexperten auf das Notwendigste beschränken: den Jahresabschluss, die Vorsteuerberechnung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Doch darüber hinaus übernehmen die Widersacher des Fiskus nur zu gern die vorbereitende Buchhaltung, sortieren Kassenbelege, halten die Offene-Posten-Liste à jour, verbuchen die Eingänge auf den Kontoauszügen und liefern eifrig Übersichten, Tabellen und Statistiken aller Art. Ruhig weitersagen: Die ziehen sie meist ohne großen Aufwand aus ihrem Datev-System. Der Mandant indes bekommt am Jahresende oft einen Schock, wenn er nämlich die aufgelaufene Rechnung präsentiert bekommt.

Genau das ist die Crux mit externen Dienstleistern. Wenn diese ihre Aufträge nicht in Form klar definierter Werkverträge, sondern auf der Basis von, auch mündlich abgeschlossenen, Dienstverträgen erledigen und keine monatliche Rechnungsstellung vereinbart wurde, bleiben die angefallenen Kosten bis zum Stichtag der Abrechnung im Nebel. Rechtsanwälte und Steuerberater müssen zwar wie Ärzte und Notare streng nach festgelegten Honorartabellen fakturieren, trotzdem läppern sich da im Laufe eines Jahres oft einige tausend Euro zusammen.

Ständiger Überblick über die FinanzenWeil es dann ohne Rücklagen schnell ans Eingemachte geht, raten Gründungsberater zu äußerster Vorsicht beim Outsourcing von Jobs, die ein Gründer – zumindest am Start – entweder am Wochenende selbst machen oder von einer kundigen Stundenkraft erledigen lassen könnte. Dazu gehört das Sammeln, Sortieren und Abheften von Belegen ebenso wie die regelmäßige Kontrolle der Geldeingänge und das Mahnwesen. Abgesehen von der Kostenersparnis verschafft das dem Jungunternehmer den ständigen Überblick über seine Finanzen. Und das ist besonders im ersten Geschäftsjahr unverzichtbar.

Verständlich ist der Stolz auf den großen Sprung in die Selbständigkeit: Endlich kann man als sein eigener Herr tun und lassen, was man will, noch ist die Kasse wohlgefüllt, noch ist der Dispositionskredit längst nicht ausgeschöpft, noch kann man es sich erlauben, großzügig zu sein. Meint man jedenfalls. Doch das ist ein schwerer Ausnahmefehler, der sich bald rächen wird. »Abgesehen von dringend benötigtem, unverzichtbaren und anderweitig nicht beschaffbaren fachlichem Rat sollten Berater jeglicher Couleur in der Phase nach dem Start erst mal draußen bleiben«, empfiehlt Personalberaterin Heide H. Huck aus Frankfurt, »dafür ist immer noch Zeit, wenn die Einnahmen regelmäßig fließen und das Unternehmen stabil läuft.«

Letztlich gelte das sogar für die Einstellung von Personal. Auch wenn sie damit zunächst ihren eigenen Interessen zuwider spricht, plädiert sie im Zweifel für Make statt für Buy: »Sich aus lauter Stolz über den neuen Status dauerhafte Kosten und eine hohe Verantwortung für Mitarbeiter ans Bein zu binden, zeugt ebenso wenig von unternehmerischem Weitblick wie die umgehende Anschaffung eines Sechs-Zylinder-Dienstwagens auf Firmenkosten.« Am Anfang also tunlichst auf dem Teppich bleiben und selbst zupacken. Wenigstens hat man dann als Seniorchef ein paar schöne Geschichten parat. Christine Demmer


Interview: Wie viel PR brauchen junge Unternehmen?
Für Werbung fehlt anfangs meist das Geld, und mit PR stehen viele Ingenieure auf Kriegsfuß. Margrit Kehmeier, Kommunikationsberaterin in Düsseldorf (www.kehcom.de), sagt, was Gründer sonst noch tun können.

Wann sollte ein Gründer mit der Öffentlichkeitsarbeit beginnen?
Vom ersten Tag an. Gerade junge Unternehmen, die am Anfang nicht viel Geld haben, können Pressearbeit nutzen. Dazu braucht es erzählbare Geschichten, für die sich Journalisten interessieren. Das kann auch die Geschichte der eigenen Gründung sein.

Braucht man dazu nicht einen externen Dienstleister? Was kann der Unternehmer selbst tun?
Ein guter PR-Berater ist immer empfehlenswert, weil er weiß, was ein interessantes Thema ist und was nicht. Er sollte auch über gute Kontakte zu den richtigen Journalisten verfügen. Wenn das Geld für einen externen Berater aber nicht reicht, sollte der Unternehmer selbst den Kontakt zu Journalisten suchen, sei es zur Fachpresse oder zur lokalen Presse. Er sollte sich dort vorstellen und bekannt machen. Auch wenn es um Mitarbeitersuche geht. Das kann durchaus ein journalistisches Thema sein.

Und wenn am Anfang gar nicht nach Mitarbeitern gesucht wird? Wie schafft man es, mit technischen Themen in die Presse zu gelangen?
Ganz nach dem Motte »ein Bild sagt mehr als 1000 Worte« sollte man technische Themen oder Produkte mit emotionalen, einprägsamen Bilder verbinden. Mit einem gut gemachten Foto erhöht man in der Regel die Aufmerksamkeit der Redaktionen für sein Produkt, zum Beispiel auch bei einer IHK-Zeitung.

Was kann man noch außer Pressearbeit tun?Zu Beispiel Direktmarketing nutzen, also per Direktmailing Interessenten direkt ansprechen. Man kann sich auch in Fachausschüssen von Verbänden engagieren und technische Fachmessen besuchen, Vorträge halten, beim Rahmenprogramm interessante Kontakte knüpfen. Nicht zu vergessen: Die eigene Website professionell gestalten. All diese Maßnahmen sind nicht zum Nulltarif zu haben. Aber es ist eben wichtig, am Anfang in die eigene Werbung zu investieren. Denn um Kunden zu gewinnen, muss der Markt wissen, dass es den neuen Anbieter gibt.

Wie finde ich den richtigen PR-Anbieter?
Hören Sie sich in Ihrem Netzwerk um, wer eine PR-Agentur kennt, mit der er gute Erfahrungen gemacht hat. Scheuen Sie nicht, nach einem Existenzgründertarif zu fragen. Ist die Geschäftsidee interessant, bieten Agenturen diesen durchaus an.

Das Gespräch führte Christine Demmer

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