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Hurra, ein Meeting…

Moderation konstruktiver Teamsitzungen

29. Juni 2021, 09:47 Uhr   |  Claudia Seidel

Moderation konstruktiver Teamsitzungen
© Computer&AUTOMATION

Desinteressierte Teilnehmer, lange Monologe, unangebrachte Fragen sind oft lästige Begleiter von Meetings. Wie beugen Sie dem vor? Business- und Team-Coach Claudia Seidel zeigt, wie es geht!

Kennen Sie das? Passive Meeting-Teilnehmer, die sich entspannt in die letzte Ecke setzen, zu spät Kommende, langwierige Soloeinlagen ohne Punkt und Komma, Fragen, deren Antworten in den Einladungsunterlagen stehen – so werden Besprechungen langatmig, frustrierend, ineffektiv. Machen Sie Schluss damit!

»Bei den wöchentlichen Teammeetings komme ich mir immer vor wie ein Narr, der versucht, die Leute zu animieren und zum Mitmachen zu bewegen«, sagt mir der Teamleiter eines mitteständischen Maschinenbauunternehmens beim Coaching konsterniert. Als ehemalige Produktmanagerin im IT-Bereich kenne ich das Verhalten nur zu gut. Und in meiner heutigen Funktion als Business- und Team-Coach ist er nicht der erste, von dem ich das höre.

Viele Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter beklagen im Coaching häufig, dass bei Meetings die Mitarbeiter zu spät kommen oder in Gedanken noch mitten in einer Kundenbeschwerde stecken. Oder sie kommen in den Meetingraum, setzen sich hin und suchen noch schnell über das Handy im Internet nach einer Codeoptimierung, allerdings mit der Bemerkung: »Ich höre trotzdem schon zu«.

Und was macht das mit dem ‚Narr‘ da vorne? Er oder sie versucht es vielleicht um Verständnis ringend mit »Es gibt heute wichtiges zu besprechen, bei dem all eure Aufmerksamkeit gefragt ist!« oder er wird in klassischen Hierarchien zum autoritären Dompteur mit den Worten »Wer schlafen will, kann gleich und für immer zu Hause bleiben! Ich erwarte von jedem von euch die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung bei Besprechungen! Ist das klar?!«

Reflektieren und diskutieren

Ein Allheilmittel im Umgang mit passiven, unvorbereiteten oder zu spät kommenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt es nicht, Menschen sind keine Computer. Wir alle haben mal einen Durchhänger, einen übervollen Tag oder einen platten Reifen. Aber durch kontinuierliches Reflektieren und gemeinsames besprechen nicht nur des ‚Was‘, sondern auch des ‚Wie‘ eines Meetings, können viele zum Teil auch unterschwellige Ärgernisse aufgedeckt und bearbeitet werden.

Im Coaching frage ich also die Führungskraft, was sie sich denn genau wünscht: Wie soll eine Besprechung idealerweise ablaufen? Was könnten sich die Teilnehmer wünschen? Ich stelle gemäß den Kernkompetenzen der ICF kraftvolle Fragen, damit beispielsweise der Teamleiter auch die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten wahrnimmt, also nicht nur seine eigene Sicht beschreibt, sondern auch mal die Perspektive einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters.

Oft kommen Antworten wie: Die eine Kollegin wünscht sich kurze Besprechungen, der eine Kollege will sich nur zum Klären akuter Fragen treffen. Manche wünschen sich ein Treffen zum Austausch über anstehende Arbeiten; ist nichts zu besprechen, können diese auch ausfallen.

Dann frage ich die Führungskraft ganz konkret: Wann würden die Meeting-Teilnehmenden ‚Hurra, ein Meeting!‘ rufen? – Schweigen.

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1. Moderation konstruktiver Teamsitzungen
2. Konstruktive Teamsitzungen – so funktioniert es!
3. Meeting-Regeln vereinbaren
4. 6 Tipps zur Moderation konstruktiver Besprechungen

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