Viele Industrieunternehmen kämpfen mit hohen indirekten Beschaffungskosten. Wo sehen Sie aus Ihrer Sicht die größten Effizienzverluste entlang des Beschaffungsprozesses?

Ralf Bühler ist CEO bei Conrad Electronic. © Conrad Electronic

Digitalisierung ist eine entscheidende Stellschraube, um signifikante Einsparungen zu erzielen. Lassen Sie es mich an einem Beispiel verdeutlichen: Eine durchschnittliche Bestellung in einem Großkonzern kostet zwischen 50 und 120 Euro an Prozesskosten. Bei der indirekten Beschaffung geht es nicht um wiederkehrende Bestellungen für die Produktion oder ähnliches, sondern um sporadische Einzelbedarfe. Also alles von der Tastatur bis hin zu einem speziellen Bauteil fürs Prototyping. Dahinter stehen also in der Regel nicht Tausende an Euro Auftragsvolumen. Es geht häufig um Klein- und Kleinstbeträge für den Artikel selbst, die zum Teil geringer sind als die durch sie ausgelösten Prozesskosten. Genau hier liegt der entscheidende Vorteil von E-Procurement.

Wie können Distributoren wie Conrad jenseits reiner Preisverhandlungen konkret dazu beitragen, Prozesskosten bei ihren B2B-Kunden signifikant zu senken?

Das gelingt, indem wir uns über eine elektronische Anbindung mit unserem Angebot in die Systeme der Kunden integrieren und so Bestellungen direkt, automatisiert und transparent abwickeln können. Möglich ist unter anderem die definierte Zuweisung von Budgets und Produktkategorien. Außerdem kann sogenanntes Maverick Buying, also die Bestellung indirekter Bedarfsgüter an der Einkaufsabteilung vorbei, verhindert werden. Das alles spart Zeit und Prozesse können schnell und effizient abgewickelt werden. Immer mehr unserer Kunden sind bereit, diesen Schritt der Digitalisierung mitzugehen. Im letzten Jahr ist es uns gelungen, die Anbindungen erneut um rund 15 Prozent zu steigern. Inzwischen sind international über 6000 Kunden direkt via E-Procurement an die Conrad Sourcing Platform angebunden.

Welche Hebel sind aus Ihrer Erfahrung am wirkungsvollsten, um manuelle Prozesse und Medienbrüche in der industriellen Beschaffung zu reduzieren?

E-Procurement ermöglicht Unternehmen die automatisierte Abwicklung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt aus ihrem eigenen ERP-System heraus. Die Schnittstellen ermöglichen Verfügbarkeits- und Preisabfrage in Echtzeit, elek-tronische Bestellungen, Statusübermittlungen und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Insgesamt führt dies zu einer Reduzierung der Kosten um bis zu 30 Prozent und wir beraten unsere Kunden im Rahmen unserer Initiative ‚ProcurePlus‘ ganz gezielt zu diesen Möglichkeiten. Aber auch kleinen und mittleren Unternehmen ohne elektronisches Bestellsystem bieten wir mit Conrad Smart Procure eine Lösung für die Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse über einen zentralen Account – browserbasiert und kostenfrei. Mithilfe dieses Tools bekommen auch sie Produktangebote und deren Verfügbarkeit in Echtzeit angezeigt. Gleichzeitig behalten Einkaufsverantwortliche mithilfe von Freigabeworkflows und Analyse-Dashboard immer und überall den vollen Überblick.

Welche Rolle spielt die Lieferantenkonsolidierung für eine wirtschaftlich nachhaltige Beschaffungsstrategie?

Dank unserem Conrad-eigenen Sortiment und dem Angebot unserer Marketplace-Partner sind mittlerweile über 10 Millionen Produktangebote auf der Conrad Sourcing Platform verfügbar. Bereits diese Riesenauswahl ermöglicht es Kunden automatisch, Lieferanten zu konsolidieren und den Großteil ihres indirekten Bedarfs über einen Anbieter zu beziehen. Darüber hinaus arbeiten wir im Rahmen unserer Initiative ProcurePlus eng mit unseren Kunden zusammen. Ziel ist es, bestehende Lieferanten des Kunden als Seller für den Conrad Marketplace zu gewinnen, so dass der Kunde seinen indirekten technischen Bedarf vollumfänglich bei Conrad decken kann – mit dem zusätzlichen Vorteil, nur noch einen Rechnungssteller, nämlich Conrad, verwalten zu müssen.

Welche KPIs sollten Unternehmen zwingend im Blick haben, um die Effizienz ihrer Beschaffungsorganisation realistisch bewerten zu können?

Ein entscheidender KPI ist sicher die Total Cost of Ownership. Mit ihr wird messbar, ob die gesamten Beschaffungskosten im geplanten Budget liegen. Strategische Einkaufsverantwortliche schauen außerdem auf die PPV, also die Purchase Price Variance, mit der die Effektivität des Einkaufsprozesses beurteilt werden kann. Grundsätzlich gilt: Je mehr Lieferanten zu verwalten sind, desto höher sind die Prozesskosten. Können sie konsolidiert und wirklich ein Großteil des technischen Bedarfs – idealerweise mit voll digitalen Procurement-Lösungen – aus einer Hand beschafft werden, können die Kosten teilweise dramatisch gesenkt werden. Dazu kommen natürlich die Themen Pricing und Liefertreue. Diese messen wir auf Seiten des Distributors mit der Kenngröße OTIF (on time in full) und der Kunde meist mit einem Lieferantenranking. In Ranking A beispielsweise sind zuverlässige Beschaffungspartner gelistet, verbunden mit der Empfehlung an alle Bedarfsträger im Unternehmen, dort zu bestellen.

Welche Verantwortung tragen aus Ihrer Sicht Plattformanbieter und Distributoren, um Beschaffungsprozesse resilienter gegenüber Krisen zu machen?

Security of Supply ist einer der am meisten unterschätzten Erfolgsfaktoren im B2B-Bereich. Entscheidend ist es, einen zuverlässigen Partner zu haben, der insbesondere auch in Krisensituationen zur Stelle ist. Lieferketten sind heute alles andere als stabil. Von geopolitischen Verschiebungen wie der jüngsten Nexperia-Exportdebatte bis zu veränderten Produktionsprioritäten im Zuge von AI: Störungen werden zur Norm, nicht zur Ausnahme. Unsere Aufgabe als Lösungsanbieter ist es, Einkaufsverantwortliche dabei zu unterstützen, immer genau die richtige Menge der richtigen Produkte verfügbar zu haben. Dass wir diese Produkte auf Lager haben, ist das eine. Wir brauchen also ein extrem breites und tiefes Sortiment, um alle Belange des technischen Bedarfs abzudecken. Gerade im B2B-Bereich benötigen wir aber auch konstante Qualität, gleichgültig, ob es sich um unser eigenes Sortiment oder Produkte unserer Marktplatz-Partner handelt. Und gerade in Krisenzeiten ist strategische Flexibilität gefragt. Wenn Produkte knapp werden oder etwas außer der Reihe benötigt wird, sind wir mit unseren Lösungen zur Stelle. Wir nennen das "Not-in-Catalog Procurement" und es ist ein entscheidender Teil unseres Plattform-Angebots für strategische Partner. Manchmal bedeutet das, Speicherchips aus alternativen globalen Quellen zu beschaffen. Manchmal bedeutet es aber auch, einen Hersteller von Bahnwaggons dabei zu unterstützen, den besten Teppichanbieter zu finden. Dieses umfassende Verständnis von Plattform ermöglicht Resilienz in der Beschaffung, mit dem obersten Ziel, die Projekte unserer Kunden am Laufen zu halten.

Herr Bühler, vielen Dank für das Gespräch.